Задача

Руководство «УАЗ-Автокомпонент» поставило задачу перейти с УПП на ERP. Управление производственным предприятием — программа, которая больше не поддерживается фирмой 1С. Этот продукт морально устарел и, главное, перестал отвечать требованиям современного законодательства.

Вторая задача — при переходе максимально задействовать типовой функционал ERP. Старая 1С:УПП была сильно модифицирована и теперь заказчик хотел использовать готовое решение с минимальными доработками.

Решение

Пошагово процедура перехода с УПП на ERP выглядела так:

1. Начали с обследования. Пообщались с сотрудниками заказчика, определили их потребности, выяснили нюансы, нарисовали и описали бизнес-процессы.

2. Провели моделирование. Увидели, как рабочие процессы лягут в новую ERP.

3. Прошли согласование. Определили, какие понадобятся доработки и что будет реализовано типовым функционалом. Разграничили, какие остатки перенесем мы, какие — сотрудники заказчика.

4. Составили технические задания, выполнили разработку и собрали все в одной базе ERP.

5. Провели для сотрудников заказчика онлайн-обучение в Zoom по работе в новой программе.

Хотя и 1С:УПП, и 1С:ERP нужны для управления предприятием, это принципиально разные программы. У них отличаются интерфейс и внутренние документы. Поэтому сотрудникам понадобилось обучение и инструкции для дальнейшей работы.

В новую ERP переехали продажи, складской, производственный, регламентированный и финансовый учет. У заказчика оказались не самые сложные бизнес-процессы, поэтому мы переводили сразу все подсистемы.

Столкнулись с непредвиденными сложностями

В начале работы выяснилось, что УПП и база данных располагались на чужих ресурсах. Собственно, решение отказаться от устаревшей УПП в пользу ERP было продиктовано в том числе желанием обрести техническую независимость.

Заказчик приобрел сервер, и новую 1С мы ставили уже на него. Сложности, однако, были в том, что у нас отсутствовал полноценный доступ в УПП. Поэтому приходилось искать нестандартные решения для сбора остатков из старой базы.

Упорядочили закупочную деятельность

По просьбе заказчика мы разработали нетиповой для ERP функционал закупочной деятельности. Закупки происходят через заявки:

Сотрудники формируют заявки → согласовывают их → отправляют закупщику → закупщик создает заказ поставщику.

Все это происходит в одном месте. Не нужно вести Excel, писать заявки на бумаге и переписываться в почте. Закупщик видит все потребности разом и ничего не упускает.

Оставили упрощенный учет производства

Заказчик оформляет выпуск продукции одним документом «Производство без заказа», как было раньше в УПП. Хотя ERP позволяет вести детальную аналитику по заказам с расчетом себестоимости в разных разрезах. Однако клиент решил временно оставить в производственной подсистеме упрощенный выпуск продукции.

Это понадобилось, чтобы не увязнуть во внедрении. Дело в том, что все сложности и нюансы на заводе возникают именно на производстве. Поэтому заказчик решил первое время после перехода работать привычным способом. В дальнейшем — перейти на позаказный метод учета и планирование производства.

Плавно перешли на ERP

После закрытия года в УПП мы перенесли остатки в ERP. Полгода заказчик работал в режиме опытно-промышленной эксплуатации. Сотрудники продолжали работать в УПП, как обычно, и одновременно дублировали операции в ERP.

В июне заказчик закрыл полугодие в ERP, оценил результат и с июля перешел на полноценную работу в новой системе. Необходимость параллельно вести учет в УПП отпала.

Как переход повлиял на работу сотрудников

Раньше сотрудники мирились с несовершенством УПП и какие-то моменты пересчитывали в Excel. С переходом на ERP ручные перепроверки оказались не нужны. Появились новые схемы работы и более широкий функционал. Например:

— Раньше сотрудники не пользовались ордерной схемой в складском учете. В ERP они увидели, что это удобно. Теперь кладовщики отвечают документами за приемку товара, а бухгалтеры — за финансовую часть бухгалтерскими документами. Разница во времени между поступлением товара и приходом документов позволила разделить эту ответственность.

— В УПП не было функционала плановой калькуляции себестоимости. Ее считали в другой программе и обработками перегружали в свою УПП. Теперь расчет себестоимости происходит в одном месте и вспомогательные инструменты больше не нужны.

В ERP заказчик самостоятельно определяет необходимую функциональность. Понадобился новый отчет — сотрудники настроили сами или отдали на доработку. Раньше любые изменения проходили через длинную цепочку согласований и выполнялись подолгу.

Результат

В 1С:ERP работать стало проще и быстрее. Раньше в 1С:УПП, если происходило изменение законодательства, нужно было согласовать доработки, дождаться их, а в это время как-то перестроить процессы, чтобы ничего не нарушать. Новая программа отвечает требованиям законодательства и легко настраивается под нужды сотрудников.

Команда. Со стороны implecs над проектом работали 4 аналитика и 3 разработчика 1С. Внедрение шло типовым функционалом и требовало много аналитического труда. Поэтому у аналитиков оказалось больше работы, чем у программистов.

Сроки. Проект занял полтора года. В рамках года прошло обследование, моделирование, разработка, обучение и перенос остатков. Полгода заняла опытно-промышленная эксплуатация, консультации пользователей и доработки.