Автоматизация расчета управленческой зарплаты в ЗУП 3.1 КОРП в крупном сетевом ритейле

Заказчик
Федеральный ритейлер товаров. В торговую сеть входят 500 магазинов в 100 городах
Задача
Автоматизировать расчет управленческой зарплаты на базе 1С: ЗУП 3.1 КОРП, чтобы уйти от ручных операций и отказаться от Excel
Результат
Основная разработка по начислению управленческой зарплаты в ЗУП завершена. Проект выходит в стадию опытно-промышленной эксплуатации

Ситуация

У всех ритейлеров есть общая боль. Реальная жизнь устроена сложнее, чем описано в документах. Поэтому дополнительно к регламентированному учету компании ведут учет управленческий. Это помогает, например, применять индивидуальную мотивацию в расчетах с сотрудниками.

Проблема, однако, в том, что управленческие цифры сложно автоматизировать. Экономистам обычно приходится считать мотивацию вручную. 

Заказчик работает на конфигурации 1С: Управление торговлей, где разработаны инструменты расчета зарплаты, которые уже не отвечают современным требованиям, а также использует Excel. 

Задача

Ритейлер обратился к нам с двумя задачами: 

1. Автоматизировать учет управленческой зарплаты на базе ЗУП КОРП 3.1, чтобы 

— уйти от неадаптируемых расчетов мотивации в УТ, которая не предназначена для начисления зарплаты;

— отказаться от использования в вычислениях Excel;

— объединить все расчеты в одном месте. 

2. Адаптировать систему под регулярные изменения формул расчетов, чтобы гибко применять новые схемы мотивации персонала. 

Решение

Мы изучили текущие бизнес-процессы, учетную систему и предложили модель учета на базе ЗУП. Заказчик подключил технического архитектора и мы составили объемное техзадание. После чего начали разработку и внедрение 1С с командой, которую собрал заказчик.

Проектная команда

Ритейлер сотрудничает со многими исполнителями и формирует под свои задачи мобильные группы из разных специалистов. На этом проекте работает смешанная команда, в которую входят сотрудники трех подрядчиков и собственный персонал заказчика.

Со стороны имплекс постоянно задействованы 2 сотрудника: методолог и консультант. В моменты пиковой загрузки дополнительно привлекается консультант-тестировщик. За код отвечают разработчики 1С из других компаний.

Сроки

Проект стартовал в середине 2020 года. Он продолжается на момент написания этого материала и займет не менее 3-х лет. Долгие проекты, как известно, не бывают простыми. 

За это время заказчик протестировал несколько разных подходов к мотивации персонала. Конфигурация ЗУП претерпела изменения со стороны фирмы 1С. Новостная повестка внесла свои коррективы. Менялись запросы бизнеса, появлялись новые вводные. Изменились даже законодательные нормы. Если в начале проекта заказчик считал аванс суммой или процентом, то потом потребовалось загружать табели два раза в месяц и рассчитывать аванс пропорционально отработанным часам. Также у заказчика частично сменилось руководство. Пришли новые люди со своим взглядом на информационные системы.

Все эти обстоятельства увеличивали сроки проекта, а мы подстраивались под новые жизненные реалии, оперативно реагировали на нововведения и дорабатывали программу. Кроме внешних трудностей, вот с какими еще ограничениями мы столкнулись на проекте.

Сложности и ограничения

Независимые подразделения внутри компании с разной политикой расчетов. Бизнес заказчика устроен как холдинг. В него входят несколько независимых брендов с собственными магазинами, ассортиментом и политикой работы. У каждого бренда свои правила и подходы к расчету мотивации. В единой базе нужно учесть особенности каждого бренда.

Данные, которых не бывает в 1С:ЗУП. Для расчета мотивации нужны первичные данные из внешних источников. Например, сведения о продажах поступают из базы «Управления торговлей». 

Кроме того, бренды устанавливают разные KPI, которые влияют на мотивацию персонала в рознице: 

  • конверсия, 

  • средний чек, 

  • товарооборот, 

  • доля продаж белых ценников, 

  • процент выполнения плана по выручке. 

Все эти маркетинговые показатели хранятся в УТ и других системах и должны оперативно подгружаться в одну базу.

Разноуровневое согласование зарплат. В структурах заказчика зарплата проходит в несколько этапов: сначала рассчитывается и утверждается управленческая зарплата, а затем данные передаются в бухгалтерию. По итогу месяца отдел мотивации собирает расчеты. Затем суммы уходят на утверждение территориальному менеджеру, который отвечает за конкретные магазины. После этого расчеты проверяет вышестоящий региональный директор. На любом этапе руководство розницы может не утвердить начисления и вернуть на доработку. После правок отдел мотивации снова отправляет расчет на согласование. Подобные корректировки могут повторяться несколько раз, пока менеджеры не утвердят итоговые суммы. Только после этого цифры уходят в расчетный отдел.

Нельзя усложнять работу менеджеров. Кроме особенностей согласования зарплаты, мы столкнулись еще и с функциональным ограничением. Территориальные менеджеры работают с розничной базой УТ, а расчеты зарплаты происходят в ЗУП. Заказчик просил не усложнять работу первичного управленческого персонала, поэтому вариант научить менеджеров работать в ЗУП не подходил. Менеджеры должны работать в привычной базе и им должно быть удобно проверять показатели по своим магазинам.

Нельзя автоматизировать исключения из правил. У заказчика установлены свои правила расчета зарплат. Однако бывают ситуации, когда правила нарушаются. Сотрудники объясняют: «Всем начисляем вот так, а конкретному человеку по-другому. Иногда так нужно». Проблема в том, что это «иногда» не укладывается ни в какую логику. Такое отклонение от правил невозможно автоматизировать. При этом заказчик хочет исключить ручной труд.

Разные роли в одном лице: от методолога до дипломата. В начале проекта между отделами заказчика не было четкой схемы взаимодействия. Нам приходилось не только принимать и реализовывать задачи, но и выступать в роли менеджеров проекта: организовывать встречи, координировать отделы. Иногда мы становились и бизнес-аналитиками, если приходилось менять бизнес-процессы. 

Все эти нюансы усложняли проект еще сильнее. Одно дело работать руками по ТЗ: писать и тестировать код — это достаточно просто. И совсем другое — договариваться со всеми, кого касается проект, и находить решения, соблюдая интересы разных сторон.

Что мы реализовали

Вместе с другими подрядчиками большой проектной команды мы провели трудоемкую и длительную работу.

Настроили автоматический обмен между ЗУП и УТ

Связали две системы, чтобы данные для расчета зарплаты загружались из ЗУП в УТ и обратно. Также настроили инструменты автоматической загрузки, чтобы первичные данные из внешних источников загружались в ЗУП через Excel.

Было. Сотрудники заказчика вносили недостающие данные в «Управление торговлей» и делали расчеты с помощью таблиц Excel. 

Стало. Все нужное для расчетов загружается напрямую в ЗУП с помощью обработок. 

image2.png

Схема обменов: теперь для расчета зарплаты в ЗУП загружаются необходимые данные из Excel и УТ

Создали механизм утверждения зарплаты через статусы 

Зарплата, рассчитанная в ЗУП, уходит на согласование менеджерам в УТ. Это реализовано с помощью механизма статусов.

Было. В «Управлении торговлей» был документ расчета зарплаты со своей системой статусов. Отдел мотивации вручную считал оплату розничных сотрудников по торговым точкам и отправлял таблицы на согласование вышестоящим менеджерам. Если возникали разногласия, экономисты делали перерасчет и заново отправляли файлы. Утверждение документа происходило в УТ, а сопутствующая коммуникация — где придется: по электронной почте, телефону или в мессенджерах.

Стало. Мы максимально сохранили систему статусов и согласований. Теперь отдел мотивации рассчитывает зарплаты в ЗУП. Оттуда данные автоматически выгружаются в базу УТ, с которой работают лица, проверяющие зарплату. После проверки менеджеры либо пропускают документ дальше, либо отправляют на перерасчет. При перерасчете данные корректируются в ЗУП и снова уходят менеджерам в УТ. После финального согласования итоговые цифры передаются в бухгалтерию для расчета регламентированной зарплаты. Корректировки проходят внутри единой информационной системы. Согласование через статусы избавило сотрудников от общения через разрозненные каналы связи. 

image3.png

Механизм утверждения зарплаты. Реализован через статусы с автоматической передачей данных из ЗУП в УТ и обратно

Результат

На момент написания кейса мы закончили основной костяк разработки по начислению управленческой зарплаты в ЗУП. В нескольких тестовых магазинах одного бренда успешно завершается пилотный проект. Пользователи уже озвучивают дополнительные пожелания к новому функционалу, которые сразу идут в работу.

Если бы заказчик не решился автоматизировать расчет зарплаты, то за прошедшие два-три года работа его сотрудников стала бы напряженнее. Пришлось бы все равно делать точечные доработки устаревшего функционала УТ, а ручных операций стало бы еще больше. Увеличился бы и риск ошибок в расчетах. Всего этого удалось избежать благодаря своевременному проекту.

В следующем квартале проект перейдет в промышленную эксплуатацию во всей розничной сети. В течение полугода к системе будут подключены другие бренды холдинга.

image1.png

«Далеко не все ритейлеры решаются автоматизировать управленческий учет»

«Между устаревшей версией УТ и доработанной под требования заказчика ЗУП огромная разница. ЗУП — это сложная, мощная система с массой настроек. Когда я слышала первые запросы заказчика, волосы вставали дыбом: „Они серьезно собираются это автоматизировать?“. Далеко не все ритейлеры решаются автоматизировать управленческий учет, и этот факт делает проект уникальным. Компании до сих пор работают руками, живут в бесконечных экселях, переключаются между разными базами. Реализованное решение минимизирует ручной труд и благодаря настроенным обменам делает все расчеты автоматически. Это смелый, нестандартный и классный проект. И я горжусь, что нам доверили разрабатывать его методологию».

Елизавета
Ведущий методолог 1С: ЗУП

Другие кейсы

Торговля
1С:ЗУП
Развитие подсистемы бюджетирования и анализ план-факта при начислении зарплаты
Группа компаний «Гулливер»
Строительные материалы
1С:ERP
Как реализовать задачу без четких требований: разработка функционала по расчету плановой и фактической себестоимости
Производстводитель декоративных элементов премиум-класса для отделки помещений
Всем компаниям
1С Предприятие
Процесс работы ускорился: как мы помогли клиенту разграничить пользователей и разработчиков
Подойдет всем компаниям
Сельское хозяйство и продукты питания
1C:УХ
Как агрохолдингам уследить за землей: интеграция 1С с Росреестром и ФНС
Агропромышленные холдинги, в которые входят сельскохозяйственные, пищевые и перерабатывающие производства
У вас есть вопросы?
Давайте обсудим проект более предметно
Заполните форму
Свяжитесь с нами
1С: разработка и новости

Подпишитесь на канал, чтобы быть в курсе