Доработки УХ и ЗУП для группы компаний «Гулливер»

Ситуация

Заказчик внедрил конфигурации «Управление холдингом» и «Зарплата и управление персоналом», чтобы иметь возможность формировать подробный бюджет оплаты труда. Однако в функционале УХ нет возможности отражать факт начисленной зарплаты в достаточной детализации. А в ЗУП нет возможности вести план начисления по зарплате для сравнения с фактом. Поэтому понадобилось развивать подсистему бюджетирования.

Раньше планирование зарплаты велось в общем бюджете доходов и расходов. Оно состояло из нескольких строчек: оплата труда, взносы, НДФЛ, премии. Заказчику понадобилось расширить эти сроки в детальный бюджет по сотрудникам, начислениям и должностям. Отдельный бюджет по зарплатам нужен, чтобы планировать оплату труда, анализировать план-факт и составлять инвестиционный бюджет для новых точек продаж.

Задача

Заказчик поставил задачу собрать бюджет фонда оплаты труда, чтобы анализировать зарплаты и проводить план-фактный анализ по инвестиционным и операционным затратам. Инвестиционные затраты — это расходы до открытия магазина, в том числе зарплата.

Решение

Специалисты implecs уточнили функциональные требования, написали техническое задание и приступили к реализации.

Заказчик относит к инвестиционным затраты на открытие новых магазинов. Пока идет подготовка, сотрудникам платят зарплату. Они полноценно работают: принимают товары, настраивают кассовые аппараты и связь. Клиенту важно понимать, какие затраты потребовались на открытие новых точек, и анализировать рентабельность инвестиций.

Разделили зарплаты на инвестиционную и операционную

Мы создали механизм, который делит начисленную зарплату на инвестиционную и операционную. Чтобы распределить затраты, механизм проверяет дату открытия магазина в ЗУП. Магазины заведены как подразделения организации с подробными реквизитами. Для расчета из всех реквизитов нас интересовала только дата начала работы.

Механизм анализирует всю начисленную зарплату, берет дату открытия магазина и рассчитывает дневную оплату. Весь обсчет ведется в отдельном регистре в ЗУП. Записи в этот регистр ложатся отдельным документом.

После этого мы доработали синхронизацию между ЗУП и УХ, так как планирование зарплат происходит в «Управлении холдингом». Теперь все рассчитанные начисления отражаются в ЗУП и переносятся в УХ, где собираются в общий бюджет по зарплате.

Ввели реквизит «Проект» для инвестиций

В некоторых случаях начисление зарплаты не относится к открытию магазинов, но относится к затратам инвестиционного бюджета.

Для таких ситуаций был добавлен в табличную часть реквизит «Проект». Программа понимает, что любые затраты, относящиеся к «Проекту» — это инвестиционное начисление. Дата открытия магазина в расчет уже не берется.

При операционной деятельности проекты не заполняются. Заказчик ведет проекты только при инвестиционной деятельности. Поэтому все расходы внутри «Проекта» автоматически попадают в инвестиционный бюджет.

Реализовали функционал подразделения затрат

Иногда возникают ситуации, когда сотруднику начисляют зарплату в одном подразделении, а он работает для другого подразделения. Для целей бюджетирования был введен реквизит «Подразделение затрат». Благодаря ему УХ понимает, что начисленная зарплата возникает в одном подразделении, но по факту должна лечь в затраты другого.

Мы проработали реализацию этого механизма. Саму доработку реквизитов документа заказчик сделал своими силами. Логику расчета и распределения факта начисленной зарплаты дорабатывали мы.

Проработали модель бюджета ФОТ

Мы написали техническое задание для настройки бюджета ФОТ в подсистеме УХ:

— проработали структуру бюджета;

— определили формулы подсчета;

— уточнили, какие данные должны выводиться;

— прояснили, какая аналитика требуется заказчику.

Провели обучение сотрудников клиента по работе с бюджетной подсистемой в УХ и финальную настройку бюджета клиент выполнил самостоятельно.

Результат

У заказчика появилась обработка, которая может разделить начисленную зарплату на инвестиционную и операционную для бюджета. Пользователю достаточно в отдельном рабочем месте указать период и нажать одну кнопку. После этого программа соберет данные по начисленной зарплате, удержаниям, налогам и взносам за указанный период и разнесет их в отдельный регистр.

Затем будет выполнена синхронизация между ЗУП и УХ. Синхронизация работает по расписанию, но если нужно, ее можно запустить вручную.

Проект с доработками занял месяц. Со стороны implecs участвовали два специалиста: аналитик и разработчик 1С.