50 заказов вместо 2: автоматизация складских операций для электронной торговли на маркетплейсах в 1С:УТ 11

Ситуация

Заказчик вел складские процессы в 1С:Управление торговлей 11 с ордерной системой учета вручную. Комплектующие и готовые продукты для автотюнинга хранились в ячейках и на полках, а каждый заказ требовал ручного создания 8–10 документов: от заказа клиента до сборки, перемещения, отгрузки и передачи на комиссию маркетплейсам. Сотрудник часами проверял остатки, вводил данные в 1С, перемещал товары и печатал этикетки. Возвраты и переупаковка добавляли сложностей, а ежедневная инвентаризация всего склада отнимала время. Ошибки из-за ручного ввода (например, неверные остатки или лишние этикетки) приводили к задержкам отгрузок и ненужным расходам. Типовой функционал 1С:УТ 11 не справлялся:

• Не поддерживал автоматические цепочки документов, учитывающие, например, нехватку комплектующих.

• Плохо интегрировался с сайтом заказчика и маркетплейсами.

• Требовал ручного пересчёта товаров в ячейках.

В итоге один сотрудник обрабатывал лишь 1–2 заказа одновременно, что сдерживало рост продаж. Владелец был погружен в рутину вместо развития бизнеса. Эти сложности создавали для заказчика серьезный барьер: медленная обработка заказов грозила падением рейтинга на маркетплейсах и потерей клиентов.

Задача

Владелец обратился в implecs, чтобы автоматизировать складские процессы, сократить ручной труд и ускорить обработку заказов. Задачи:

• Упростить создание документов для сборки, перемещения, отгрузки и возвратов;

• Автоматизировать инвентаризацию и пересчет товаров в ячейках;

• Исключить ошибки от ручного ввода.

Эти доработки должны были позволить одному сотруднику обрабатывать до 50 заказов одновременно вместо 1–2, устранив ограничения типового функционала 1С:УТ 11. Это упростило бы работу сотрудников и владельца, освободив время для роста продаж и развития бизнеса.

Решение

Мы разработали механизм автоматизации на базе регламентных заданий и интеграции с внешними системами. Работу вели позадачно, с учетом бюджета заказчика, чтобы внедрять улучшения поэтапно. Вот ключевые шаги.

Автоматизировали цепочки документов

Мы создали алгоритм на базе регламентных заданий, который формирует цепочки документов по заданным условиям. Для заказа клиента система:

1. Проверяет наличие комплектующих в ячейках.

2. Создает заказ на сборку, перемещение товаров, сборку продукта, приходный/расходный ордер и передачу на комиссию.

3. При возврате клиента автоматически перемещает товар обратно в ячейки. Пример: если комплектующих в нужной упаковке не хватает, алгоритм подбирает аналог в другой упаковке, создает документы на разборку и обновляет остатки — все без ручного вмешательства.

Раньше сотрудник тратил до 10 минут на поиск и ввод данных, теперь — все происходит автоматически. Это устранило ограничение типового функционала 1С:УТ 11, где цепочки создаются вручную.

Пример автоматической цепочки документов

Перечень фоновых заданий

Доработали интеграцию с сайтом

Сайт заказчика уже был интегрирован с 1С:УТ 11 через HTTP-сервисы для обмена данными. Мы доработали 1С, чтобы она автоматически обрабатывала запросы с сайта: печать этикеток, оприходование, списание и обновление статусов заказов.

Например, когда заказ поступает с сайта, 1С создает документы, проставляет статусы («в обработке», «обработан») и готовит данные для отгрузки клиентам. Это сократило ручную работу: раньше сотрудник вводил данные и печатал этикетки вручную, а теперь процесс занимает секунды.

Мы также устранили проблему лишней печати этикеток при пустых запросах с сайта. Теперь данные подтягиваются и принтер работает автоматически, без ручного ввода в 1С. Это устранило лишние действия, как раньше, когда этикетки печатались даже для пустых ответов.

Автоматическая обработка статусов заказов с сайта

Автоматизировали инвентаризацию

Разработали функционал для пересчета товаров в ячейках. Регламентные задания раз в 5 дней анализируют движение номенклатуры. Если по ячейке нет активности, создается документ с перечнем (номенклатура, ячейка, количество, единицы измерения). Сотрудники проверяют только указанные ячейки, а не весь склад.

Пример: если в ячейке должно быть 184 единицы товара, но было движение, система отмечает ее для проверки. Это заменило ежедневные обходы, сократив время инвентаризации с часов до минут.

Перечень товаров к пересчету создается автоматически регламентным заданием

Устранили технические трудности

В ходе разработки возникали проблемы с некорректными данными: например, при проведении документов пересчета запросы на сайт шли без контроля изменений, что заставляло персонал зря проверять ячейки.

Мы добавили контроль: если документ не изменен, запрос не уходит; если с сайта приходит пустой ответ (без клиента), ничего не печатается, чтобы избежать расхода материалов.

Также доработали условия для возвратов и отказов, чтобы цепочки не ломались. Тем самым обошли типовые ограничения 1С:УТ 11, где нет встроенного учета таких сценариев.

Упростили интерфейс

Пользователи теперь работают с 2–3 подтверждающими документами в 1С:УТ 11 (например, подтверждение сборки и отгрузки). Основная логика — в фоновых регламентных заданиях и на сайте. Это упрощает работу и не требует глубоких знаний 1С:сотрудник кликает пару кнопок, а система делает остальное.

Результат

Автоматизация полностью преобразила работу заказчика, решив проблемы ручного труда и типового функционала 1С:УТ 11. Ключевые улучшения:

• Сокращение трудозатрат: ручные операции по документам с 8–10 сократились до 2–3, время обработки заказа снизилось с нескольких часов до минут (экономия до 2/3 времени).

• Ускорение обработки заказов: один сотрудник вместо 1–2 заказов одновременно теперь обрабатывает 10–50 заказов. Пропускная способность выросла в 5–25 раз. Это повысило оборачиваемость запасов и потенциальную прибыль в 5 раз за счет быстрой обработки заказов.

• Исключение ошибок: система сама подбирает упаковки, создает документы, выявляет расхождения и отмечает ячейки, требующие внимания.

• Эффективная инвентаризация: инвентаризация теперь проводится раз в 5 дней вместо ежедневной, что высвободило время для продаж и сократило трудозатраты.

• Прозрачность и удобство: данные в документах подтягиваются автоматически, статусы заказов видны в реальном времени, сотрудники работают с простым интерфейсом.

• Рост продаж: быстрая отработка заказов на маркетплейсах позволила увеличить их объем без найма новых сотрудников.

• Снижение операционных расходов: автоматизация сократила рутину, а владелец теперь фокусируется на стратегии, а не на проверке документов.

Заказчик доволен: процессы стали проще и быстрее, и владелец уже планирует новые доработки, чтобы ускорить рост бизнеса.

Длительность. Работа шла позадачно около года. Основной функционал внедрили за 2 месяца, доработки (например, возвраты, передачи на комиссию) добавлялись с паузами по мере бюджета и новых требований заказчика.

Команда. Со стороны implecs работали 2 специалиста: руководитель проектов и разработчик. Лицом, принимающим решения, со стороны заказчика выступал непосредственный владелец — ИП Копытов И. В.