Кадровый электронный документооборот: переход с Контур.КЭДО на 1С:Кабинет сотрудника за 2 месяца

Ситуация

Этот кейс — про нас самих: мы не только помогаем заказчикам автоматизировать процессы в 1С, но и решаем свои задачи точно так же. Все, о чем рассказываем ниже, уже работает у нас. И этот же опыт мы можем повторить в любом среднем и крупном бизнесе.

Компания implecs c 2023 использует кадровый электронный документооборот. Поначалу мы пользовались Контур.КЭДО по льготным тарифам. Но в 2025-м льготы закончились и стоимость выросла. Годовой счет превысил 400 000 рублей без каких-либо гарантий стабильности цен. В эту сумму еще и не входил модуль интеграции с 1С:Комплексная автоматизация (КА) — за него нужно было платить отдельно.

Как франчайзи 1С мы получили возможность подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника на льготных условиях. Решили перейти, чтобы не переплачивать и вернуть удобную интеграцию с 1С:КА.

Задача

Перейти на сервис кадрового электронного документооборота 1С:Кабинет сотрудника с полной интеграцией с системой 1С:Комплексная автоматизация. Сделать это нужно было в сжатые сроки — личные кабинеты и подписи в Контур.КЭДО заканчивались, и продлевать их даже на пару месяцев было нецелесообразно.

Задача свелась к 3 шагам:

1. Настроить сервис 1С:Кабинет сотрудника под процессы компании.

2. Доработать недостающий функционал с минимальными затратами и подготовить инструкции по работе с сервисом.

3. Полностью перевести 200 сотрудников на новый сервис в сжатые сроки.

Решение

Мы получили доступ к 1С:Кабинету сотрудника, подключили тестовую базу и начали проверять функционал. Поняли, что типового набора инструментов хватает не на все, и начали адаптировать сервис под себя вместе с внутренними разработчиками.

Создали собственные шаблоны заявлений

Когда мы открыли тестовый кабинет, сразу увидели: типовых шаблонов почти нет. В стандартном наборе документов был минимальный комплект заявлений. Все, чем наши сотрудники пользуются регулярно: отпуск по часам, объединение и разделение отпусков, оказание материальной помощи, донорские дни — просто отсутствовало.

Если бы мы оставили как есть, каждый такой случай превращался бы в переписку: сотрудник пишет кадровику, кадровик ищет образец, отправляет, потом вручную создает заявление в базе.

Вместе с консультантом по 1С:ЗУП мы создали полный набор собственных шаблонов, чтобы сотрудник мог подать любое заявление прямо из кабинета — без лишних звонков и писем кадровикам. Теперь в списке доступны:

• отпуск по часам;

• разделение и объединение отпусков;

• донорские дни;

• оказание материальной помощи;

• и еще ряд менее частых, но важных форм.

Сотрудник выбирает нужный шаблон, заполняет несколько полей — и заявление мгновенно уходит руководителю на согласование. Все происходит за минуту и без участия кадровика.

Полностью переработали блок приема

При трудоустройстве сотрудников возникало больше всего ручной работы. Из 11 документов 7 подписываются электронно, но раньше нам приходилось сохранять документы на прием из 1С:КА, далее загружать их по одному в Контур.КЭДО, выстраивать маршрут и отправлять на подпись сотруднику. На одного человека уходило много времени, а при активном найме это превращалось в настоящую боль.

Мы полностью убрали лишние шаги: теперь при формировании комплекта документов в Комплексной автоматизации достаточно нажать одну кнопку — и все 7 файлов мгновенно уходят сотруднику на подпись. Как только он подписывает, готовые документы автоматически прикрепляются к карточке приема в базе. Все хранится в одном месте, ничего не теряется, а кадровик больше не тратит время на перекладывание файлов из папки в папку.

Настроили блок отпусков

Когда мы пользовались Контур.КЭДО, сотрудники почти никогда не помнили свои периоды отпуска. После утверждения графика в личном кабинете Контура его не было видно. В итоге люди спрашивали кадровиков: «А когда у меня отпуск в этом году? ».

В 1С:Кабинете сотрудника все устроено иначе. Как только график отпусков утвержден и проведен в 1С:КА, он моментально появляется в личном кабинете каждого сотрудника и его руководителя. Человек заходит в сервис и сразу видит свои даты и остаток дней.

Если нужно что-то поменять — достаточно выбрать нужный шаблон заявления, указать новые даты и отправить. Заявление уходит руководителю, он согласовывает, и после того как кадровик вносит изменения в базу, актуальные периоды отпуска отражаются в личном кабинете сотрудника. Никаких писем, бумажек, личных сообщений и звонков.

Сотрудники теперь полностью самостоятельны: сами видят свои отпуска, сами подают заявления, сами следят за изменениями. Вопросы «а когда у меня отпуск? » Исчезли, а кадровик больше не выступает посредником между сотрудником, руководителем и графиком. Все прозрачно, быстро и без лишних движений.

Включили рассылку расчетных листков

Раньше в день выплаты зарплаты мы запускали специальную обработку в 1С:КА, которая формировала расчетные листки для сотрудников, сохраняла их в PDF и рассылала каждому на рабочую почту. Это занимало время: нужно было проверить, что обработка отработала без ошибок, что все файлы прикрепились, что письма ушли именно тем, кому должны. Иногда кто-то не получал письмо, приходилось пересылать его вручную, плюс постоянно возникали вопросы «а где мой листок? ».

В 1С:Кабинет сотрудника расчетные листки приходят автоматически. В день выплаты листок появляется у сотрудника в разделе «Зарплата». Он заходит в удобное время, открывает файл, проверяет цифры и ставит электронную подпись прямо там же — подтверждая, что ознакомлен. Бухгалтеру больше не нужно ничего формировать, рассылать и контролировать доставку. Сотрудникам намного удобнее получать и подписывать листки в том же месте, где лежат все остальные документы. В любой момент можно зайти в раздел «Зарплата» и посмотреть листок за нужный месяц.

Непредвиденные трудности

Технические ошибки. Переход на новый сервис КЭДО не обошелся без недочетов.

Например, в какой-то момент приложение к договору конфиденциальности перестало формироваться и отправляться в кабинет сотрудника. Или вдруг целая пачка отправленных на подпись документов неожиданно помечалась на удаление в базе, хотя никто их не трогал. Бывало, что после обмена между 1С и кабинетом какие-то настройки не подтягивались, и сотрудникам они оставались недоступны. Каждый такой случай мы фиксировали и отправляли нашим внутренним разработчикам.

Долгие ответы техподдержки. С техподдержкой сервиса можно общаться только по почте, и ответы на сложные вопросы часто приходят только через сутки. Когда нужно было решить что-то здесь и сейчас, такие сроки ощутимо тормозили работу. Поэтому все срочные вопросы мы сразу передавали своим разработчикам, и они оперативно их закрывали.

Лишние уведомления об отпусках. В 1С:Кабинете сотрудника предусмотрена штатная функция: когда руководитель согласовывает кому-то из сотрудников отпуск, всем коллегам из подразделения автоматически приходит уведомление «Иванов Иван Иванович уходит в отпуск с такого-то числа». Оказалось, что это намеренное поведение программы. И хотя многим сотрудникам такие сообщения не нужны, отключить их пока нельзя.

Проблемы с push-оповещениями. При переходе на 1С:Кабинет сотрудника мы столкнулись с неожиданной проблемой. Push-оповещения в мобильном приложении приходили не всегда, поэтому часть сотрудников их не видела. Совместно с техподдержкой мы разобрались в причинах и устранили эту неполадку.

Результат

В середине сентября 2025 года мы ознакомили сотрудников с новыми положениями — это было обязательным условием перехода на сервис КЭДО от 1С. Тогда же подключили первых коллег, а к середине ноября перевели всю компанию.

Что мы получили после перехода на 1С:Кабинет сотрудника:

Снижение расходов. С новым сервисом компания экономит сотни тысяч рублей в год.

Полную интеграцию с 1С:КА. Документы уходят на подпись одной кнопкой, подписанные возвращаются в базу автоматически.

Снижение нагрузки на кадровую службу. Прием одного человека ускорился в разы, отпуска сотрудники планируют сами, расчетные листки приходят в личный кабинет.

Мы получили современный сервис КЭДО, который удобнее прежнего и полностью интегрирован с нашей базой. Мы сами можем дорабатывать его под себя и уже помогаем это делать нашим клиентам, которым также надоело переплачивать за другие решения.

Длительность. Полный переход занял меньше двух месяцев.

Команда. Над проектом работали 6 специалистов: руководитель направления 1С-франчайзи, заместитель главного бухгалтера по направлению заработная плата и кадры, заместитель директора по направлению 1С, два разработчика 1С и консультант по 1С:ЗУП.