Централизованный учет аренды вместо типового решения: консолидация данных для крупной аптечной сети

Ситуация

Аптечная сеть имеет обширный портфель арендованных помещений, с договорами аренды, оплатами коммунальных услуг и связанными задачами. Региональные менеджеры вели учет площадей в разрозненных системах: часть данных хранилась в Excel, часть — в 1С:Бухгалтерии, а часть — во внутренней программе. Это создавало сложности — информация была разбросана, требовала ручного сбора и перепроверки, а данные содержали неполные или неверные записи. Назрела необходимость консолидировать все в одном месте, чтобы менеджеры могли быстро и удобно работать, учитывать оплаты и поддерживать порядок в договорах.

Конфигурация «1C: Управление недвижимостью и арендой КОРП» на базе «1C: Бухгалтерия 8 КОРП» была установлена, но не подошла заказчику. Типовой функционал не поддерживал бизнес-процессы сети: трех- и четырехсторонние договоры, динамическую консолидацию данных из разных источников и автоматизацию под специфические нужды.

Задача

Заказчик обратился в implecs, чтобы сделать работу менеджеров эффективнее:

• Собрать разрозненную информацию в одной базе;

• Автоматизировать графики платежей и создание заявок на расходование денежных средств;

• Обеспечить прозрачность и контроль с сохранением привычного стиля работы и бизнес-процессов.

Решение

Разработка велась поэтапно, с доработками по пожеланиям заказчика. Мы создали все решения с нуля, без использования типовых механизмов конфигурации «Управление недвижимостью».

Создали справочник недвижимости

Мы разработали справочник объектов недвижимости, который стал центральным местом работы менеджеров. Он собирает основные данные из разных уголков базы 1С — всего 5 основных полей, а остальное, вроде договоров, контрагентов, лицензий и допсоглашений, подтягивается автоматически.

Теперь вся информация по аренде находится в одном окне и обновляется в реальном времени, что упрощает контроль и проверку.

Настроили работу с договорами

Аптечная сеть работает со сложными договорами — трех- и четырехсторонними, где у каждого контрагента своя доля и сумма. Мы настроили систему, чтобы она корректно показывала такие договоры, включая их историю.

Теперь даже для закрытых аптек видны последние актуальные данные — раньше этой информации не было. Это помогает менеджерам быстро разбираться, какие условия действуют, а какие уже нет.

Актуализировали данные по помещениям

Основная сложность состояла в интеграции с шиной данных внутри 1С. Данные часто приходили неполными или неверными, например, с пропущенными отметками или некорректными связями. Мы настроили проверку, чтобы менеджеры могли навести порядок: уточнить сроки, лицензии или допсоглашения прямо в рабочем месте.

Связь между аптекой и объектом недвижимости строится через несколько таблиц. Отбор и консолидация данных потребовали значительных усилий, но благодаря им теперь информация обновляется каждый час, а менеджеры избавились от путаницы.

Автоматизировали платежи

Добавили в рабочее место автоматизацию графиков платежей. Заявки на оплату создаются сами через регламентное задание — за 12 дней до даты платежа. Менеджеры видят статусы заявок и могут корректировать их. Бухгалтерия присылает данные об оплатах, и при необходимости менеджеры одним кликом создают платежное поручение.

Дополнительно настроили уведомления: если, например, не внесены контакты контрагента, система отправляет задачу менеджеру. Если задача не выполнена через пару дней, создается напоминание для руководителя.

Настроили историю изменений и отчеты

Мы настроили в 1С историю изменений, чтобы менеджеры видели, кто и когда менял данные, например, сроки договоров или информацию о контрагентах.

Встроенный механизм 1С фиксирует изменения по ключевым реквизитам объектов: если кто-то обновил поле, система записывает, кто это сделал и когда. Это делает данные прозрачными и помогает держать все под контролем.

Еще мы создали отчет по аптекам с фильтрами по регионам. Менеджеры сразу понимают, где данные полные, а где нужно что-то добавить, и вносят корректировки прямо в системе.

Результат

Работа менеджеров в аптечной сети стала удобнее. Сотрудники больше не тратят время на переключение между программами, поиск данных и исправление ошибок. Система помогает держать все под контролем.

Раньше данные собирали по кусочкам. Теперь все в одном окне. Новый механизм показывает актуальные и исторические данные по любым договорам, даже для закрытых объектов. Менеджеры легко следят за условиями и историей изменений, что упрощает управление арендой.

Длительность. Проект шел 8 месяцев (февраль — октябрь 2025), включая анализ, разработку и тестирование.

Команда. Со стороны implecs на проекте работали 3 специалиста: разработчик 1С и два аналитика попеременно. Со стороны заказчика — 4 сотрудника: два аналитика (один по разработке, один по интеграциям), разработчик, руководитель проекта.