От ручного учета в Excel к точному контролю с 1С:УНФ: автоматизация оперативного учета

Ситуация

До 2025 года специалисты заказчика вели оперативный учет вручную, используя таблицы Excel и бумажные журналы для фиксации данных о закупках, складских операциях и переработке товаров. Первичные документы обрабатывались в 1С:Бухгалтерия, но единой системы, объединяющей все процессы — от заказов поставщикам до реализации продукции, — не существовало. Это создавало трудности в работе: руководство не могло оперативно отслеживать статус операций, сотрудники тратили много времени на ручной ввод данных, а информация об остатках на складах была доступна только после длительных сверок.

Заказчик решил автоматизировать оперативный учет с помощью программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) и обратился за внедрением в implecs.

Задача

Руководство компании поставило задачу внедрить 1С:УНФ и наладить оперативный учет. Все процессы — от заказа поставщику до поступления товаров на склад и их переработки — должны работать в одной системе, без ошибок и задержек. Эта объемная задача включала в себя несколько дополнительных задач:

— Синхронизировать данные с системой 1С:Бухгалтерия предприятия для упрощения ввода данных первичной документации и корректного отражения себестоимости продукции после переработки.

— Добиться прозрачности остатков на складах, чтобы сотрудники и руководство в любой момент знали, что есть в наличии.

— Внедрить контроль документов от поставщиков и упростить управление оплатами.

— Обучить сотрудников работать с 1С и настроить систему так, чтобы она стала удобной и понятной.

Решение

Мы разработали комплексный план внедрения 1С:УНФ, который охватывал анализ бизнес-процессов, настройку системы под уникальные потребности компании и обучение пользователей. Все шаги выполнялись в плотном взаимодействии с заказчиком, чтобы каждая доработка решала реальные задачи, экономя время сотрудников и повышая точность данных.

На реализацию проекта нам дали всего четыре месяца, и мы разбили его на четкие этапы:

Далее расскажем о нетривиальных доработках, которые упростили учет, сняли лишнюю нагрузку с сотрудников и в итоге сделали систему понятной и эффективной.

Смоделировали процессы и подготовили базу

На первом этапе мы создали тестовую базу в 1С:УНФ и смоделировали ключевые бизнес-процессы, включая закупки, складские операции и переработку товаров у сторонних контрагентов. Это позволило показать заказчику, как система автоматизирует цепочки документов и выявить пробелы типового функционала.

Провели серию интервью с сотрудниками и зафиксировали пул требований, включая синхронизацию с 1С:Бухгалтерией и учет специфической номенклатуры. Затем загрузили нормативно-справочную информацию — тысячи позиций номенклатуры, контрагентов и договоров — из таблиц Excel и 1С:Бухгалтерия. Это обеспечило идентичность данных в обеих системах, в дальнейшем позволив пользователям начать работу с актуальными остатками. Такой подход устранил риски ошибок на старте, сократил время на ручную корректировку и обеспечил плавный переход к автоматизации.

Настроили синхронизацию и учет

Для интеграции 1С:УНФ с 1С:Бухгалтерия мы доработали механизм синхронизации, который устранил ограничения типового функционала. Ранее файлы первичных документов, вложенные в Приходные накладные, Отчеты переработчиков, Перемещения, не передавались автоматически, заставляя бухгалтеров искать их в сторонних системах. Мы реализовали перенос файлов из 1С:УНФ в 1С:Бухгалтерию с контролем их наличия, что позволило бухгалтерам просматривать первичку прямо в 1С, экономя время на рутинных действиях.

Еще одна доработка касалась выделения себестоимости переработанной продукции. Мы настроили правила, по которым данные о материалах и затратах поступают в бухгалтерию по отдельным статьям, не смешиваясь с другими проводками на 20-м счете. Это было критично для государственных заказов, где точная себестоимость влияет на отчетность и ценообразование. Доработка сократила время на расчеты и устранила ручные корректировки, обеспечив точность данных и соответствие строгим требованиям заказчика.

Автоматизировали контроль процессов

Исключили дублирование первичных документов. После начала работы выявились случаи, когда два пользователя вносят в систему один и тот же первичный документ. Чтобы минимизировать такие ошибки, мы внедрили контроль дублей входящих документов от поставщиков. Теперь система проверяет номер и дату документа, выдавая уведомление с указанием оригинала, если дубликат уже существует. Это исключило ошибки из-за человеческого фактора.

Добавили график платежей. Раньше заполнить платежный календарь в 1С:УНФ можно было только вручную. В договорах мы добавили механизм регистрации графиков платежей, отсутствующий в типовом функционале. Теперь сроки и проценты оплаты (например, 30% аванс в течение 5 дней от заказа, 70% постоплата), задаются в договоре и автоматически попадают в платежный календарь в заказе поставщику. Это упростило работу сотрудников и сократило просрочки почти до нуля, что улучшило отношения с поставщиками и сделало финансы прозрачнее.

Доработали заявки на расход денег. Раньше при создании заявки на расход в поле суммы система показывала полную стоимость заказа, даже если оплата происходила поэтапно, например, 30%, 50% и 20%. Сотрудникам приходилось вручную разбивать платежи или делать несколько заявок. Мы доработали систему: теперь 1С:УНФ проверяет, сколько уже оплачено по заказу, и сама ставит в заявку следующую сумму платежа. Это упростило работу менеджеров, сделало платежи быстрее и избавило от путаницы при оплате крупных заказов.

В типовом функционале на основании заявки на расход денег возможно создать одно платежное поручение, привязанное к одному расчетному счету. Это ограничивает возможность оплачивать крупные заказы частями с разных счетов. После нашей доработки появилась возможность на основании одной заявки распределять оплату по нескольким банкам.

При создании платежа система автоматически контролирует внутренние лимиты заказчика и сравнивает остаток на расчетном счете с предполагаемой суммой оплаты. Если денег не хватает, ошибки подсвечиваются красным цветом. При проведении заявок система автоматически формирует количество платежных поручений, равное количеству строк распределения по счетам. Это ускорило оплату крупных заказов, устранив ручной расчет сумм.

По просьбе руководства доработали механизм контроля отмен заявок на расход денег. Теперь при отмене указывается причина (например, выбор другого поставщика), а руководство получает сводный отчет, позволяющий анализировать, кто и почему отменил заявку. Это помогло выявить слабые места в закупках, оптимизировать выбор поставщиков и снизить операционные расходы.

Реализовали контроль суммы по договору в документах закупки. Раньше сотрудники заказчика отслеживали суммы по договорам с поставщиками вручную: в таблицах Excel или на бумаге. Это было неудобно: легко пропустить момент, когда сумма подходит к лимиту по договору, а превышение выясняется только после сверки, когда деньги уже ушли. В типовом функционале такого контроля не было — система позволяла оформлять заказы без ограничений.

Мы доработали 1С:УНФ, и теперь программа автоматически следит за суммами по договорам в документах закупки, таких как «Заказ поставщику» и «Приходная накладная». В договоре задается лимит, например, 500 тысяч рублей на месяц. Система отслеживает все поступления и списания и при проведении документа предупреждает, если порог оплаты по этому договору будет превышен. Благодаря этому сотрудники перестали тратить время на сверки в Excel, а риск перерасходов исчез, потому что система сама следит за лимитами.

Упростили учет номенклатуры

Настроили удобный перевод единиц измерения. Учет номенклатуры требует повышенного внимания от специалистов заказчика. Поставщики указывают товары в своих единицах измерения, например, литры или штуки, а на складе заказчика учет ведется в собственных единицах, таких как килограммы или метры. В типовом функционале 1С:УНФ не было гибкого механизма, чтобы согласовать эти различия. Сотрудникам приходилось вручную пересчитывать единицы при оформлении заказов и поступлении товаров, что отнимало время и повышало риск ошибок. Например, заказывая сырье в литрах, они переводили его в килограммы для складского учета, а любая неточность могла нарушить данные об остатках.

Мы доработали 1С:УНФ, чтобы упростить этот процесс и избавить сотрудников от рутины. Теперь заказы поставщикам оформляются в единицах, которые удобны контрагентам — например, литры для жидких материалов или штуки для комплектующих. Система позволяет указать эти единицы прямо в документе «Заказ поставщику», без необходимости пересчета. Когда товар поступает на склад, 1С:УНФ автоматически переводит данные в единицы, нужные заказчику, согласно заранее заданным коэффициентам пересчета. Эти коэффициенты настраиваются один раз в справочнике номенклатуры, и система применяет их для каждого поступления.

Это решение принесло сразу несколько плюсов:

— Переговоры с поставщиками стали проще: сотрудники общаются в единицах контрагентов, что исключает путаницу при заказах.

— Учет на складе стал точнее: автоматический пересчет убирает ошибки ручного ввода. Например, если поставщик отправил 100 литров, система сразу показывает, сколько это килограмм на складе.

— Сотрудники экономят время: они не делают пересчет, а видят актуальные остатки в привычных единицах.

Обошли необходимость заполнения характеристик товаров в заказе. Продукция приходит от поставщиков с разными характеристиками, например, варка стекла. На этапе заказа сотрудники часто не знают, какие именно характеристики будут у изделий, так как это зависит от поставщика. Однако в типовом 1С:УНФ документ «Заказ поставщику» требовал обязательного заполнения характеристик, иначе его нельзя было провести. Это тормозило работу: сотрудникам приходилось либо ждать данных от поставщика, либо вносить условные характеристики, что могло привести к путанице в учете и ошибкам в остатках.

Мы доработали документ планирования, чтобы сделать процесс гибким и удобным. Теперь характеристики товаров в заказе поставщику заполнять необязательно. Сотрудники могут указать только общее количество, например, 100 штук оптических заготовок, без уточнения варки. Когда товар поступает на склад, в приходной накладной добавляются конкретные характеристики, и система автоматически обновляет данные по заказу поставщику: количество без характеристик уменьшается, а с указанными характеристиками — увеличивается.

Вот как это работает: если заказали 860 заготовок без уточнения характеристики, а на склад пришли 70 шт с варкой 4440, система вычтет поступившее количество с характеристикой из общего количества без характеристики и отразит в заказе поставщику актуальную картину.

Это сохраняет точный контроль ожидаемых остатков на складе.

Расширили статусы заказов. Статусы заказа поставщику раньше не показывали полный цикл процессов. Мы обогатили их, чтобы отражать реальные этапы. Теперь по сопутствующему документу видно, идет ли приемка товара (по данным приходной накладной) или заказ готовится к оплате через согласование. Это дает сотрудникам четкую картину, что происходит с заказом в реальном времени. Они могут видеть, можно ли продолжать работу с документом или нужно подождать. Такой подход сделал бизнес-процессы прозрачнее и помог избежать путаницы между отделами.

Обучили пользователей и поддержали на старте

Мы провели обучение по работе в системе для 22 сотрудников из отделов закупок, склада и казначейства. Обучение начиналось с простых шагов в интерфейсе 1С:УНФ и заканчивалось освоением регистрации полного цикла документов и ознакомлением с отчетами. Чтобы закрепить знания, мы подготовили домашние задания, максимально приближенные к задачам, с которыми пользователи столкнутся в рамках рабочего процесса.

Настроили ролевую модель доступа, чтобы каждый пользователь видел и мог изменять ограниченный перечень данных. На этапе запуска наши специалисты приехали к заказчику, чтобы поддержать сотрудников на месте: консультировали, отвечали на вопросы и помогали решать сложные моменты. Это помогло пользователям быстрее и легче начать работу с нашей поддержкой.

Особенности проекта

Сжатые сроки. У нас было всего четыре месяца на весь проект, от анализа до запуска. Это был вызов, но мы организовали работу так, чтобы все успеть, минимизировав пересечения этапов.

Сотрудники заказчика почти не работали с 1С. Многие сотрудники только начинали знакомство с системой. Мы понимали, что учить пользователей нужно с самых основ, и доступно объясняли каждую задачу шаг за шагом, чтобы 1С:УНФ стала для них понятной и удобной.

Очная поддержка на старте работы. Сотрудники и руководство хотели, чтобы мы приехали для запуска системы, и мы пошли им навстречу. Поначалу пользователям было трудно формулировать свои вопросы и объяснять свои задачи. Наше личное присутствие помогло им быстрее освоить программу, ускорило адаптацию и сделало переход на 1С:УНФ комфортнее.

Результат

Внедрение 1С:УНФ позволило заказчику полностью автоматизировать оперативный учет, охватывающий закупки, складские операции и переработку товаров.

Раньше учет закупок и складских операций в компании велся в Excel и журналах. Такая схема была привычной и рабочей, но занимала много времени и не позволяла видеть полную картину. Документы приходилось обрабатывать вручную, информация хранилась в разных местах, согласования затягивались, возникали лишние риски ошибок и дублирования данных.

После внедрения 1С:УНФ все ключевые процессы находятся в единой системе. Данные из Excel и 1С:Бухгалтерии собрали в общей базе, настроили обмен между программами. Теперь каждое действие фиксируется в системе, документы проходят контроль на этапе ввода, а вероятность ошибок значительно снизилась. Пользователи, даже те, кто впервые работал с 1С, получили удобный инструмент для своих задач и после обучения быстро освоили новые возможности системы.

Закупки и оплаты стали проходить быстрее и прозрачнее. Система сама учитывает графики платежей, распределяет суммы по счетам и контролирует лимиты. Это позволило сократить время согласования заявок и минимизировать просрочки.

Отдельный результат — точный расчет себестоимости. Благодаря синхронизации данных между 1С:Бухгалтерией и 1С:УНФ затраты по переработке и закупкам фиксируются корректно и по отдельным статьям. Настройка учета в 1С:УНФ дала компании возможность видеть реальную себестоимость продукции и уверенно работать с государственными заказами, где важна точность каждой цифры.

Руководство получило доступ к актуальным данным: остатки на складах, движение товаров, состояние расчетов — все видно в режиме реального времени. Компания вышла на новый уровень управляемости. Теперь процессы работают более слаженно, данные доступны всем заинтересованным участникам, а решения принимаются на основе полной и точной информации.

Сотрудничество с implecs позволило обеспечить не просто техническое внедрение, но и сопровождение изменений, минимизацию рисков при переходе, а также поддержку пользователей на начальных этапах. Профессионализм партнера был критичным фактором достижения успешного результата в заявленные сроки.

— Владимир, руководитель проекта внедрения со стороны заказчика.

Длительность. Проект реализован за 4 месяца — с марта по июнь 2025 года.

Команда. Со стороны implecs над проектом работали 5 специалистов: аналитик (ведущий специалист по внедрению), три разработчика 1С и руководитель проекта. Со стороны заказчика — бизнес-аналитик, руководитель проекта и руководители подразделений.