Автоматизация электронного документооборота в 1С:УТ

Ситуация

К нам обратилась компания нефтегазовой отрасли, занимающаяся реализацией товаров и предоставлением консультационных услуг. Клиент поставил цель — сократить трудозатраты персонала за счет доработки конфигурации «1С Управление торговлей 11.5».

При изучении рабочих процессов мы обнаружили два ключевых узких места.

Первое. Работники компании каждый день вручную оформляли несколько сотен счетов-фактур. Только часть документов поступала через формат обмена в автоматическом режиме — остальные требовали ручного создания.

Второе. В каждом из нескольких подразделений компании были назначены ответственные сотрудники, уполномоченные ставить электронную подпись. Из-за большого числа учетных объектов ежедневное ручное подписание документов превращалось для них в длительную и изматывающую процедуру.

Задача

По результатам анализа ситуации мы совместно с клиентом определили перечень задач для решения:

• настроить автоматическое создание ЭД в момент записи учетных объектов;
• автоматизировать подписание сформированных документов;
• создать средства управления параметрами функциональности;
• создать список для отслеживания статусов создания и подписания электронных документов;
• настроить автоматизированный поиск и обработку обработку ошибок и вывод результатов проверки в этот список;
• заложить в архитектуру решения возможность подключения дополнительных учетных объектов в перспективе.

Решение

Анализ существующей инфраструктуры

Клиент организует электронный документооборот через программу «1С ЭДО», которая входит в «Управление торговлей». Прежде чем приступать к разработке, мы изучили состав библиотеки ЭД и других компонентов, которые применяются пользователями при подписании документов.

Анализ выявил два важных момента:

• формирование и подпись документов можно реализовать на серверной стороне, применяя интерфейс библиотек БСП и БЭД;
• для работы подписи на сервере нужно предварительно задать пароль контейнера в приложении криптопровайдера.

Разработка очереди подписания

Согласовав с заказчиком техзадание, мы начали реализацию проекта. Первым шагом стало создание «Очереди подписания» — списка, в котором через механизм подписки накапливаются учетные объекты, ожидающие обработки. Попав в очередь, каждая запись приобретает начальный статус «В обработке».

Регламентная задача с установленной периодичностью обходит очередь, пытаясь сформировать и подписать документ. В случае неудачи система присваивает записи статус ошибки и детальное описание проблемы — основной причиной служит некорректное заполнение учетных объектов. При успешном завершении запись получает пометку «Документ подписан».

Чтобы пользователи могли быстро ориентироваться в регистре, мы присвоили каждой категории записей свой цвет. Дважды кликнув по строке с ошибкой, можно открыть новое окно с её описанием.

Настройка повторной обработки и управления попытками

После того как пользователи исправляют ошибки, регламентная задача автоматически повторяет попытку обработки — и так до тех пор, пока не завершит её успешно или не израсходует все отведенные попытки. Максимальное их число задается в настройках. Там же определяется период, по истечении которого документы, так и не прошедшие обработку, исключаются из очереди.

Интеграция статуса в форму учетного документа

В формы учетных документов мы встроили декоративный элемент, отображающий текущий статус обработки электронного документа. Нажав на него, пользователь видит подробную информацию о подписании и при необходимости может сбросить счетчик попыток — это автоматически возвращает документ в очередь на повторную обработку. Благодаря этому любой сотрудник самостоятельно устраняет проблему прямо из формы документа, не привлекая системного администратора.

Создание регистра сертификатов подписи

Для корректного выбора сертификата при подписании конкретного учетного объекта мы создали отдельный регистр настроек. В нём по организации, подразделению и типу учетного объекта зафиксирован нужный сертификат.

Сертификат подписи — это ссылка на справочник «Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования», который уже входил в состав конфигурации. Тип учетного объекта определяется через справочник «Идентификаторы объектов метаданных» из БСП.

Размещение доработок в расширении и создание управляющей формы

Все доработки мы разместили в расширении, не затрагивая основную конфигурацию. Для удобной навигации по составу функциональности добавили отдельную подсистему. Для типовых процедур — в частности, добавления декораций на форму — создали удобный программный интерфейс.

Управление функциональностью сосредоточено в специальной форме, где можно задать общие параметры обработки документов, настроить дополнительный отбор учетных объектов или полностью отключить функциональность. Здесь же отображаются список очереди и параметры выбора сертификатов.

Расширение под новые учетные объекты

Спустя несколько дней продуктивного тестирования в рабочей среде клиент обратился с просьбой включить в обработку ещё один тип учетного объекта. Поскольку мы заранее предусмотрели такой сценарий в архитектуре решения, задача потребовала минимальных усилий: мы увеличили тип данных поля учетного объекта в списке очереди и отдельно прописали процедуру регистрации для нового объекта.

Результат

По итогам проекта достигнуты следующие результаты:

1. Автоматическое создание и подписание документов. При сохранении определенных документов в базе система сама формирует на их основе ЭД и немедленно подписывает их сертификатом, который выбирает автоматически.
2. Средства мониторинга и управления. Клиент получил эффективные средства для отслеживания статусов документации и настройки параметров работы.
3. Гибкая и масштабируемая архитектура. Модули и интерфейс программы спроектированы так, что подключение новых учетных объектов к обработке не требует значительных доработок.
4. Повторное использование готовых объектов конфигурации. Для хранения сертификатов, выбора типов ЭД и их последующей отправки мы задействовали объекты и библиотеки, уже имевшиеся в конфигурации.
5. Снятие рутинной нагрузки с сотрудников. Автоматизация охватила работу сразу нескольких специалистов, которые ежедневно тратили значительное время на однообразное ручное оформление и подписание документов.

Клиент особо отметил, что проект завершился раньше намеченного срока и потребовал меньших затрат, чем планировалось изначально.