Новый способ расчета себестоимости для импортеров: распределение расходов по весу брутто и таможенной стоимости в 1С:ERP 2.5

Ситуация

Заказчик импортирует компоненты из-за границы и собирает из них промышленное оборудование. При каждой поставке вес брутто товара — вес товара с упаковкой — всегда разный. Один раз упаковка может быть в пластике, другой в картоне, третий в деревянной обрешетке. Из-за этого транспортные расходы, которые зависят от веса, распределялись на стоимость некорректно.

В типовом функционале 1С:ERP 2.5 система хранит только вес нетто (вес товара без упаковки). Распределение расходов шло по стандартным методам, и это приводило к неточностям. Расходы распределялись неправильно, и себестоимость материалов искажалась примерно на 80% позиций. Где-то она завышалась, где-то занижалась.

Раньше внедренцы пытались исправить это, перезаписывая вес в справочнике номенклатуры при загрузке каждой таможенной декларации. Но возникали проблемы: ограничение в три знака после запятой вызывало ошибки округлений, а при перезакрытии старых периодов цифры менялись и прошлые отчеты становились неверными.

Бухгалтеры тратили время на ручные корректировки с помощью Excel, исправляя накладные с сотнями строк. Это создавало расхождения между ERP и 1С:Бухгалтерией, и данные не совпадали между собой.

Аналогично с таможенными платежами — сборами и штрафами. Их распределяли не по таможенной стоимости (которая рассчитывается по специальным правилам таможни и отличается от цены поставщика), а по себестоимости.

В итоге компания не могла точно оценить рентабельность продукции, вела параллельный учет и тратила лишнее время сотрудников на рутину.

Задача

Заказчик обратился в implecs, чтобы решить проблему неправильного распределения расходов по доставке. Для этого необходимо доработать систему распределения себестоимости и обойти ограничения типового механизма в 1С:ERP 2.5.

Требовалось создать два новых способа распределения:

1. По весу брутто — для транспортных расходов, с учетом разной упаковки в каждой поставке.

2. По таможенной стоимости — для таможенных платежей.

Доработки нужно реализовать так, чтобы пользователи продолжали работать в привычном режиме, без лишних шагов и сложностей.

Решение

Мы реализовали доработки через расширения, чтобы не менять основную конфигурацию и сохранить возможность обновлений системы.

Добавили реквизит для веса брутто

В документе «Приобретение товаров и услуг» добавили колонку «Итого Брутто (кг)». Здесь фиксируется вес поставки вместе с упаковкой. Теперь вариации веса учитываются точно, без изменений в справочнике номенклатуры. Это избавляет от ошибок округления и сдвигов при перезакрытии периодов, чтобы сотрудники могли работать с корректными данными.

Автоматизировали загрузку данных из XML-файлов

У заказчика уже была внешняя обработка для загрузки XML-файлов таможенных деклараций — она прикрепляет декларации к документам поступления. Мы доработали эту обработку, чтобы дополнительно заполнять новый реквизит «Итого брутто (кг)» данными о массе брутто прямо из XML-файла.

В каждом файле масса брутто могла лежать в разных местах, в зависимости от версии декларации и таможни. Пришлось вручную открыть десятки реальных файлов, сравнить их структуру и найти универсальный путь к нужному полю. Без этого автоматическая загрузка веса не заработала бы.

Эти данные потом применяются для распределения себестоимости по массе брутто — прямо в процедуре закрытия месяца.

Пользователи продолжают работать в привычном режиме: они как раньше запускают обработку, и в ERP сразу появляется корректный вес для распределения. Это снижает риск, что кто-то забудет ввести данные, и делает процесс проще и надежнее для всех.

Так выглядит таможенная декларация в формате XML, где пришлось искать показатель веса брутто

Настроили распределение себестоимости по весу брутто

В справочнике «Статьи расходов» добавили новый показатель для распределения — «Вес Брутто». Механизм суммирует веса по строкам накладной и распределяет расходы пропорционально. Мы встроили это через расширение в процедуру закрытия месяца, взяв за основу типовое распределение по количеству и заменив показатель на вес брутто.

Дополнительно реализовали защиту от ошибок. Если выбрать в аналитике документ с незаполненной массой брутто, система не позволит его записать — блокировка срабатывает прямо при вводе документа, а не в закрытии месяца.

Теперь транспортные расходы распределяются по реальному весу конкретной машины, а не по себестоимости или количеству, как раньше. Передача в бухгалтерию идет построчно: не одной суммой, а по каждой единице — сколько рублей легло на позицию, — чтобы все было четко и без ручных правок.

Также доработали обмен между ERP и Бухгалтерией предприятия, чтобы эти данные попадали в бухгалтерию сразу же, не дожидаясь расчета себестоимости в ERP. Это важно, поскольку в бухгалтерии они часто нужны гораздо раньше.

В типовом функционале ERP есть только 4 показателя распределения: количество, объем, вес и себестоимость товаров. Мы добавили еще два: вес брутто и таможенная стоимость

Для брутто добавили проверку: при выборе документа в нем должен быть заполнен хотя бы один вес брутто. В противном случае произойдет деление на ноль и возникнет ошибка

Реализовали распределение себестоимости по таможенной стоимости

Мы добавили новый способ распределения себестоимости — по таможенной стоимости — специально для статей расходов, связанных с таможенными платежами. Это распределение идет пропорционально таможенной стоимости из документа. Она уже есть в системе, но отличается от цены, которую выставил поставщик: таможня рассчитывает ее по своим строгим правилам.

Для надежности ввели защиту: способ работает только если выбрана аналитика «Таможенная декларация». Если выбрать другую, система не даст записать статью — это предотвращает ошибки. Доработку сделали через расширение в общий модуль процедуры закрытия месяца, чтобы не ломать типовой функционал.

Это было проще, чем с весом брутто, потому что таможенная стоимость уже хранится в документе. Но требовалось аккуратно встроить логику в код. Теперь платежи распределяются правильно, по таможенным тарифам, и расхождения между ERP и 1С:Бухгалтерией отсутствуют. Это упрощает работу бухгалтеров и делает расчеты точными.

Для таможенной стоимости добавили проверку: тип аналитики должен быть «Таможенная декларация», иначе попытка расчета себестоимости вызовет ошибку

Непредвиденные трудности

Работа с процедурой закрытия месяца. Это одна из самых больших и «тяжелых» регламентных операций в ERP. Распределение дополнительных расходов на себестоимость нельзя запустить отдельной кнопкой — оно срабатывает только внутри общей процедуры закрытия месяца, на одном из поздних этапов.

Каждый прогон закрытия месяца отнимал немало времени, даже в тестовой среде. Ошибки возникали часто: то новый показатель не учитывался, то появлялись другие неожиданные сложности. Мы запускали процедуру, ждали завершения, изучали журнал регистрации, вносили правки в расширение и начинали заново — такой цикл мог повторяться несколько раз, пока все не заработало идеально. В итоге нашли все узкие места, отладили и добились стабильной работы даже на больших объемах данных.

Доработка обработки по загрузке таможенных деклараций. Это сторонняя доработка, которой пользователи пользуются каждый день. Нужно было встроить заполнение веса брутто так, чтобы они ничего не заметили и не меняли своих привычек. Сделали аккуратное «вклинивание» в код: при успешной загрузке декларации сразу подтягивается масса брутто в поступление. Проверили на разных сценариях — от деклараций с одной строкой товара до тех, что с сотнями строк, — и убедились, что ничего не ломается.

Результат

Заказчик получил точную и прозрачную себестоимость материалов и готовых изделий.

Транспортные расходы и таможенные платежи распределяются автоматически и правильно. Данные подтягиваются сами при загрузке деклараций, а после закрытия месяца суммы уходят в бухгалтерию без расхождений. Механизм работает стабильно, без сбоев даже при закрытии больших периодов, а бухгалтеры больше не тратят время на ручные правки в Excel.

Пример разницы в распределении себестоимости. Предположим, есть 5 товаров общей стоимостью 2000 ₽, доставка которых стоит 1000 ₽. В зависимости от способа распределения — по себестоимости или по весу брутто — на каждый товар лягут совершенно разные суммы. При этом итоговые значения могут различаться в несколько раз

В итоге компания смогла отказаться от параллельного учета, экономит десятки часов ручного труда каждый месяц и принимает решения по ценам и планам на основе реальных цифр.

Длительность. На решение задачи понадобилось 110 часов.

Команда. Со стороны implecs над задачей работали 2 специалиста: аналитик-консультант и разработчик 1С. Со стороны заказчика участвовали 2 сотрудника: главный бухгалтер и аналитик по производству.