Статус «резидент»: точное отслеживание срока пребывания иностранных сотрудников в РФ

Ситуация

На строительных объектах заказчика работает большое число иностранных сотрудников, что требует точного учета статуса налогоплательщика (резидент/нерезидент) для расчета НДФЛ. Раньше компания вела учет статусов вручную. От этого зависела ставка НДФЛ: 30% для нерезидентов и от 13% до 22% для резидентов. Ручной подсчет дней пребывания в РФ занимал много времени, а ошибки в данных или их поздний ввод могли привести к неверным расчетам зарплаты и длительному исправлению ошибок.

Задача

Изначально клиент хотел автоматизировать смену статуса налогоплательщика на основе даты пребывания. Однако такое решение провоцировало неоправданные риски. Поздний ввод документов или неточные данные могли привести к ошибочному изменению статуса и некорректному расчету НДФЛ. Заказчику требовался надежный способ для отслеживания дней пребывания и контроля статуса резидентства. Поэтому мы предложили реализовать отчет о сроках пребывания.

Решение

Мы тщательно изучили потребности клиента и предложили сбалансированное решение, сочетающее прозрачность, гибкость и ручной контроль.

Создали регистр сведений

Для отслеживания дней пребывания создали регистр сведений «История дат отсчета статуса налогоплательщика». Сотрудников в него добавляют вручную, указывая дату начала отсчета и количество дней, которые человек уже пробыл в РФ на этот момент. Это обеспечивает точный старт подсчета и учитывает прерывания, если работник покидал страну и вернулся.

Данные в этот регистр можно также вносить через карточку физического лица, нажав на ссылку «Срок пребывания в РФ».

Разработали отчет для контроля

Создали «Отчет по достижению срока смены статуса», который на заданную дату рассчитывает и отображает количество дней пребывания сотрудника в РФ. Документ также прогнозирует плановую дату достижения 183 дней, когда статус сменится на резидентский. Это дает специалистам время для проверки данных и подготовки к изменению ставки НДФЛ.

Настроили автоматическую рассылку отчета

Чтобы обеспечить своевременный контроль времени пребывания, настроили ежедневную рассылку заинтересованным специалистам, ответственным за проверку статуса работников. Рассылка отправляется автоматически — за 3 дня до наступления срока резидентства. Уведомления помогают специалистам вовремя проверить данные и не пропустить день изменения статуса налогоплательщика. Специалистов, которые получают рассылку, заказчик назначает самостоятельно.

Добавили справочник исключений

По просьбе заказчика создали дополнительный справочник для учета рабочего времени. В нем заказчик указывает периоды, когда сотрудник не работал: прогулы, отпуска, междувахтовый отдых. Сюда же заказчик может добавить дополнительные виды исключений, создав новый реквизит.

Результат

Компания получила удобный инструмент для отслеживания статуса налогоплательщиков. Ручной контроль минимизирует риски ошибок в расчете НДФЛ, а процесс стал прозрачным и управляемым. Специалисты ежедневно получают отчет по достижению срока смены статуса и сверяют данные, прежде чем изменить статус в учете.

Сроки. Задача реализована за 25 часов, включая аналитику, составление техзадания, разработку и финальное тестирование.

Команда. С нашей стороны над задачей работали консультант 1С, отвечавший за анализ и проектирование, и разработчик, занимавшийся доработками. Со стороны заказчика взаимодействие шло через менеджера по поддержке и развитию процессов.