Перевод заказчика с двух систем 1С на одну с настройкой регламентированного учета

Резюме

До обращения в implecs заказчик вел бухгалтерию в двух конфигурациях: «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0» и «Управление торговлей 11.4». Чтобы объединить всю информацию в одной системе, мы установили «1С: Комплексная автоматизация 2.4» и перенесли все данные. Настроили в новой системе все процессы, в том числе регламентированный, то есть бухгалтерский и налоговый учет.

Помогли заказчику наладить работу после перехода: решали текущие задачи, доработали систему в процессе работы, обеспечили поддержку. Минимизировали затраты клиента и уложились в бюджет на внедрение.

Задача

Компания-заказчик продает расходники для строительства: болты, саморезы, дюбели, заглушки т.п. Большую часть товара клиент закупает у поставщиков, но есть и собственное небольшое производство.

Для ведения бухгалтерии у заказчика было две системы: «1С: Бухгалтерия» и «1С: Торговля». В определенный момент в руководстве компании поняли, что без системы контроля производства уже никак — в текущем наборе конфигураций нельзя нормально учитывать производственные затраты и расходы. Кроме того, обслуживание двух систем отнимало много сил, времени и денег — нужно было регулярно переносить данные, следить, чтобы ничего не терялось, а также обновлять и разрабатывать новые функции сразу для двух систем.

Для производства обычно ставят систему «1С: ERP», но она дорогая и в этом случае избыточная — производство слишком маленькое, и большинство функций ERP просто не пригодятся. Поэтому нужно было подобрать другую систему — попроще, но с необходимыми функциями.

Важно было настроить в новой системе качественный регламентированный учет и перенести все процессы из старой «1С:Бухгалтерии». Кроме того, нужно было интегрировать новую систему с «1С: Зарплата и управление персоналом» — в ней заказчик вел зарплаты и отказываться от нее не захотел.

Решение

Мы выбрали для клиента систему «1С: Комплексная автоматизация». Она значительно дешевле и проще «1С: ERP», но при этом позволяет вести вместе и продажи, и производство.

Обычно мы начинаем проект с подробного описания бизнес-процессов клиента и моделирования системы в тестовой среде. Но здесь мы увидели, что бизнес-процессы у клиента простые и прозрачные. Поэтому для сокращения бюджета решили не проводить проектное обследование и не строить модель, а сразу запустить «1С: Комплексная автоматизация» на рабочих серверах и перенести все данные. И уже в процессе работы доделать все необходимые функции.

Это помогло сэкономить, так как проектное обследование и моделирование — дорогие этапы, и иногда занимают до 50% от общего бюджета. Кроме того, это позволило запустить систему быстрее — клиент обратился к нам в октябре и хотел начать работать в новой системе в ней уже в январе, чтобы потом не возиться с переносом отчетности за первые месяцы нового года. Работы мы начали в середине ноября и успели закончить в срок.

Запуск системы без предварительного обследования подходит не всем. У большинства компаний бизнес-процессы сложнее, и без обследования не обойтись. Кроме того, такой подход несет риски — например, возможные простои в работе или ошибки в документах из-за того, что в системе нет нужных функций, а сотрудники еще не умеют ей пользоваться.

Чтобы минимизировать риски на этом проекте, мы сначала развернули демо-версию «1С: Комплексной автоматизации». Там сотрудники заказчика посмотрели, как система будет выглядеть и работать, и поняли, что смогут быстро в ней разобраться. Кроме того, мы построили работу так, чтобы пользователи могли в любой момент обратиться к опытному консультанту — узнать, как работает та или иная функция, как настроить учет, откуда появилась ошибка.

Этапы работы

1. Развернули стандартную конфигурацию «1С: Комплексная автоматизация» на серверах клиента. Убедились, что все работает без ошибок. На этом же этапе настроили регламентированный учет. В «1С: Комплексная автоматизация» он не работает из коробки — система больше нацелена на управленческий учет. Мы добавили в новую систему все нужные для регламентированного учета функции, которые есть в «1С: Бухгалтерии»
2. Перенесли документы и нормативную информацию из старых систем. Собрали все данные, проверили, чтобы не было дублей.
3. Настроили интеграцию с системой «1С: Зарплата и управление персоналом». Для подсчета зарплат клиент решил использовать старую систему. Мы сделали так, чтобы «1С: Комплексная автоматизация» могла обмениваться данными с зарплатной системой и забирать оттуда информацию для регламентированного учета. Первые три этапа вместе заняли 3 месяца, работы над ними шли параллельно.
4. Дорабатывали систему. В процессе эксплуатации у клиента появлялись потребности — что-то работало не так, каких-то функций не хватало, нужны были специфические формы и отчеты. Мы сразу же формировали задание и дорабатывали все в режиме реального времени. Такая доработка заняла 4 месяца.

Результат

Заказчик стал обладателем готовой системы «1С: Комплексная автоматизация», настроенной под все его нужды. Новая система полностью заменила обе старые конфигурации и в полном объеме поддерживает управленческий и регламентированный учет.

Мы уложились в клиентский бюджет на внедрение, а заказчик остался доволен работой и заключил новый контракт — теперь уже на поддержку и обновление.