Внедрение в компании iCore новой ERP-системы

Резюме

Мы установили свежую версию «1С: ERP Управление производственным предприятием 2.4» и перенесли на нее все данные клиента. В течение года после запуска новая система работала параллельно со старой — а мы дублировали все операции, следили за форматом данных и контролировали, чтобы никакая информация не пропала. К концу 2020 заказчик полностью перешел на новую систему, сохранив все бизнес-процессы.

Задача

Основные направления деятельности iCore — инжиниринговые и мультимедиа системы, критичная для бизнеса IT-инфраструктура, автоматизация управления и аналитика данных. Ее заказчики — Инжиниринговый дивизион Госкорпорации «Росатом», ОАО «РЖД», АО «ГЛОНАСС», ПАО «Сбербанк» и другие крупные компании, которые обслуживают тысячи клиентов. iCore критически важно, чтобы внутренние бизнес-процессы не нарушались.

В 2019 году в руководстве компании поняли, что используемая система «1С: Комплексная автоматизация 1.1» не отвечает текущим требованиям. В ней не было  необходимых функций, отдельные модули работали медленно, а фирма «1С» планировала прекращать техподдержку этой версии. Поэтому iCore решила обратиться в implecs, чтобы перейти на новую конфигурацию 1С:ERP.

Сложность была в том, что клиент решил не переходить на новую систему сразу. Была поставлена  задача постепенного переноса данных в новую ERP без потерь или искажений. А некоторые сотрудники заказчика должны работать в старой системе еще год. Это было необходимо чтобы убедиться — новая система работает корректно и не нарушает бизнес-процессы.

Обычно такие проекты внедрения делают по фиксированному бюджету: стоимость рассчитывается до начала работ → клиент вносит предоплату → подрядчик выполняет работы → клиент вносит постоплату. Но в этой ситуации договоренность была иной:

1. Мы оценили примерный бюджет. В дальнейшем он мог измениться, если потребовался бы более длительный перенос и масштабные доработки.

2. Мы приступили к работе без предоплаты.

3. После первого месяца отчитались о выполненных работах и заказчик их оплатил.

4. До окончания проекта продолжали также: выполняли запланированную часть, отчитывались и раз в месяц получали деньги.

Для клиента такая схема оплаты была дополнительной подстраховкой, так как он не вносил крупную предоплату. Если бы наша работа его не устроила, заказчик мог в любой момент расторгнуть договор, без сложностей и юридических проволочек. 

В итоге компания iCore получила дополнительную выгоду  — общий бюджет работ получился меньше,  чем запланированный изначально.

Решение

Для разработки и внедрения ERP-системы мы действовали по отлаженной схеме. Чтобы вписать в проект длительный перенос данных, мы поделили работу на 4 этапа:

1. Проектное обследование. Мы изучили старую ERP-систему клиента, описали происходящие в ней процессы, связали их с бизнес-процессами. Опросили бухгалтеров, менеджеров и других сотрудников, которые работают с системой — узнали, какие функции и как они используют, что им нужно в работе. Составили подробную структуру и схему старой системы.

2. Моделирование. Развернули стандартную конфигурацию в тестовой среде. Смоделировали бизнес-процессы клиента. Продемонстрировали заказчику работу системы и вместе посмотрели, какие функции необходимо доработать или разработать с нуля. Составили подробное техническое задание на доработки.

3. Разработка и перенос документов и нормативной информации. Развернули 1С ERP в рабочей среде и настроили ее под клиента: перенесли бухгалтерские и производственные документы, разработали новые функции по техническому заданию. Перенос и разработка шли параллельно, чтобы ускорить работу и быстрее запустить полностью готовую конфигурацию, ориентированную на клиента.

4. Перенос данных за 2020 год. На этом этапе система была уже готова к запуску. И мы ее запустили, но не как основную, а как дополнительную. Сотрудники iCore  частично продолжали работать в старой системе, а мы переносили операции и транзакции в новую, то есть постоянно обновляли данные.

Также мы следили, чтобы все работало без сбоев. Например, если в новой ERP не было каких-то реквизитов, разработчики вручную переносили старые данные с этими реквизитами без ошибок и потерь.

Параллельно мы обучали пользователей работе в новой системе: составляли инструкции, показывали новые функции, отвечали на вопросы.

На этапе переноса данных иногда появлялись дополнительные требования по доработке и разработке отдельных функций. Тогда мы снова составляли ТЗ и привлекали разработчиков. Фактически третий и четвертый этап шли вместе — мы одновременно и разрабатывали новые функции, и переносили данные.

Всего проект занял год. Примерно четыре месяца ушло на проектное обследование, моделирование и разработку. Остальное время занял перенос данных с их изменением под особенности новой конфигурации и поддержка новой системы в актуальном состоянии.

Результат

Через год компания iCore  полностью отказалась от старой системы, так как новая конфигурация устраивала по всем параметрам. В течение 2020 года мы постепенно перенесли все данные, и теперь заказчик может работать с ними в новой системе.

Проект по переходу на ERP-систему завершен, и наши взаимоотношения получили развитие — мы подписываем новый договор, уже о сервисном обслуживании. То есть будем помогать решать текущие вопросы, разрабатывать новые функции и обновлять систему до актуальных релизов.