Перенос данных управленческого учета из ЗУП 2.5 ПРОФ в ЗУП 3.1 КОРП

Ситуация

Компания обратилась в implecs за консультацией по работе в ЗУП 3.1. В ходе обсуждения выяснилось, что заказчик вел регламентированный учет в ЗУП 3.1 КОРП, а управленческий учет — в устаревшей системе ЗУП 2.5 ПРОФ, не обновлявшейся с 2014 года.

Между ЗУП 2.5 и 3.1 были настроены обмены для передачи документов и ведомостей. Поддерживать обмены было сложно из-за изменений в структуре данных ЗУП 3.1 и законодательных нововведений, накопленных за многие годы.

Старая ЗУП создавала дополнительные трудности. Специалистов, работавших со старой версией 2.5, было все меньше, а обслуживание и доработки системы становились все более затратными. Руководство компании решило перевести управленческий учет в ЗУП 3.1, чтобы комфортно работать в современной системе.

Задача

Заказчик попросил перенести данные управленческого учета из устаревшей системы ЗУП 2.5 ПРОФ в актуальную ЗУП 3.1 КОРП. Из этой задачи вытекала следующая.

Компания вела учет в 4 информационных базах ЗУП 2.5. Каждая база была связана со своим направлением деятельности. Для перехода на ЗУП 3.1 предстояло объединить 4 базы в одну.

Решение

Переход с ЗУП 2.5 на 3.1 — это обычно полноценный проект с обследованием, моделированием, разработкой и поэтапным план-графиком. У заказчика был ограничен бюджет, поэтому после предварительной оценки мы приступили к работе в позадачном формате. Сэкономить при таком подходе получается редко, ведь неизвестно, сколько времени займут доработки в конечном счете. Но у компании были свои ресурсы, чтобы сделать часть работ самостоятельно.

Обновление системы ЗУП 2.5 ПРОФ → 3.1 КОРП

ЗУП 2.5 ПРОФ давно снята с поддержки 1С, поэтому перенос данных в ЗУП 3.1 КОРП типовыми средствами стал невозможен. Ранее такие переносы поддерживались, но 1С исключила эту функцию в одном из обновлений.

Перенос типовыми средствами поддерживался только для конфигурации ЗУП 2.5 КОРП. Для этого мы выполнили апгрейд информационной базы ЗУП 2.5 ПРОФ до версии КОРП, а затем обновили ее до актуального релиза ЗУП 3.1 КОРП.

Во время перехода столкнулись с трудностями: нетиповые документы, битые ссылки и неуникальные записи в регистрах. Чтобы завершить обновление, пришлось привлекать разработчика для устранения ошибок.

Почему компании не обновляют системы управленческого учета

Управленческий учет ведется для внутренних нужд, финансового учета и отражения затрат по направлениям деятельности. В отличие от регламентированного учета, где ежемесячные обновления необходимы из-за изменений в законодательстве и сдачи отчетности, управленческий учет не связан с налогами или официальной отчетностью.

Для заказчика обновление ЗУП 2.5 ПРОФ не было приоритетом, и база оставалась без изменений более 10 лет. Прекращение поддержки ЗУП 2.5 ПРОФ в 2018 году не вызвало проблем. Система продолжала работать, и компания спокойно вела управленческий учет.

Риски возникли позднее. Серьезные изменения в структуре данных и обновления остальных бухгалтерских систем могли нарушить обмены между программами. Поддержка обменов могла стать слишком трудоемкой или невозможной. С годами ситуация усугублялась, что и потребовало перехода на актуальную версию ЗУП 3.1 КОРП.

Ирина Сутягина, аналитик 1С

Объединение четырех баз с одинаковыми GUID

Заказчик вел управленческий учет для четырех организаций, каждая из которых находилась в отдельной базе ЗУП 2.5 ПРОФ. Чтобы получать сводные данные, было решено объединить эти базы в одну — ЗУП 3.1 КОРП.

Особенность ситуации заключалась в том, что изначально все четыре базы были копиями одной базы, разделенной много лет назад. Копии даже не переименовывали, а просто почистили: убрали ненужные подразделения и сотрудников. Организации были разные, но имели один и тот же GUID — уникальный идентификатор, который присваивается каждому объекту в системе. Это привело к неожиданным сюрпризам.

Непредвиденные трудности. На первом этапе заказчик решил перенести данные трех организаций. Четвертую, с наибольшей численностью сотрудников, планировалось добавить позже, после отладки работы. Однако при последовательной загрузке данных обнаружилось, что информация новых организаций затирает предыдущие из-за одинаковых GUID. Также выявились дубли в нормативно-справочной информации (НСИ).

Тестовый перенос данных. В начале осени мы провели тестовый перенос в отдельные базы. Заменили GUID каждой организации на уникальный и затем объединили данные в одну базу ЗУП 3.1 КОРП. Выверку данных после тестового переноса заказчик провел своими силами.

Реальный перенос данных. В октябре 2024 года после устранения выявленных проблем три базы успешно перенесли и запустили в работу. Заказчик поручил implecs выверку данных. Мы проверили и скорректировали входящие остатки, данные для расчета отпускных и больничных, а также личные сведения сотрудников. Также выполнили тестовое начисление зарплаты. Проверять НДФЛ и взносы не было необходимости, так как расчет налогов и взносов в управленческом учете не велся.

Доработки ЗУП 3.1. После переноса начался этап разработки и проектирования. В ЗУП 2.5 ПРОФ были свои доработки, сделанные под заказчика. Вместе с клиентом мы их проанализировали и с переходом на версию 3.1 часть доработок закрыли типовым функционалом. Другую часть, которая выходила за рамки стандартных возможностей системы, — доработали.

На отладку, доработку и тестирование ушло два месяца. К концу года мы успешно запустили адаптированную базу ЗУП 3.1 КОРП и пользователи начали работать по трем перенесенным организациям.

Перенос данных четвертой организации. В конце января 2025 года заказчик решил перенести в рабочую базу ЗУП данные последней, четвертой организации — самой крупной, с численностью около 1000 сотрудников. Проблемы при переносе были аналогичны тем, что выявились на тестовом этапе. Опираясь на опыт работы с предыдущими тремя организациями, мы быстро и качественно выполнили перенос.

Выверку данных также поручили implecs. Мы устранили дубли в НСИ, удалили устаревшие данные, настроили начисления, а также проверили и скорректировали остатки и сведения для расчета среднего заработка. Работы завершили 11 февраля 2025 года.

Результат

Раньше работа в ЗУП 2.5 ПРОФ осложнялась проблемами с обменами. База, не обновлявшаяся 10 лет, имела устаревшую структуру данных и не соответствовала законодательству. Поддержка системы затруднялась из-за дефицита специалистов, работающих с ЗУП 2.5. Со временем риски сбоев и затраты на поддержку только росли.

Переход с ЗУП 2.5 на 3.1 сделал управленческий учет быстрее и проще. Обмен данными с другими бухгалтерскими системами упростился и стал стабильнее. Новая единая база и современный функционал улучшили работу сотрудников. Например:

— Раньше для сводных отчетов по всем организациям приходилось собирать данные из четырех баз и вручную их объединять. Теперь достаточно выбрать организации и сформировать отчет одним кликом.

— Если сотрудник переводился между организациями внутри группы компаний, его увольняли в одной базе и принимали в другой, а увидеть историю перемещений было невозможно. Теперь в единой базе видно, кто где и когда работал.

— Раньше табельный учет велся табельщиками в отдельной базе, а в управленческую — передавался через обмен данными. Это помогало сохранить порядок в управленческой базе. Мы выполнили доработки по разграничению прав доступа в ЗУП 3.1. Благодаря этому появилась возможность вести табель учета рабочего времени в одной системе.

— Раньше для доработок печатных форм требовалось привлекать программистов. Функционал ЗУП 3.1 позволяет дорабатывать печатные формы самостоятельно в пользовательском режиме, что, в конечном счете, удешевляет сопровождение системы.

По мнению заказчика, вести управленческий учет в новой ЗУП 3.1 КОРП стало удобнее, чем в ЗУП 2.5 ПРОФ.

Длительность. 7 месяцев в позадачном формате: с июля 2024 по февраль 2025 года.

Команда. Со стороны implecs в работе участвовало 3 специалиста: руководитель проекта, ведущий аналитик 1С и разработчик 1С. Со стороны заказчика — 2 сотрудника: руководитель управления цифрового развития и бизнес-аналитик 1С.