Учет дневных и ночных рабочих часов в выходные дни для точного расчета зарплаты

Ситуация

В компании работает множество сотрудников, чья деятельность связана с устранением аварийных ситуаций. Персонал часто трудится в нестандартных графиках: ночные смены, командировки. Людей вызывают в выходные и праздничные дни.

Отработанное время для расчета оплаты делится на дневные и ночные часы. Раньше для этих целей заказчик использовал другую ERP-систему, но после перехода на 1С:ЗУП 3.1 столкнулся с ограничениями типового функционала.

Стандартный документ «Работа в выходные и праздники» не позволяет разделять отработанные часы на дневные и ночные. Однако такое деление нужно для корректного расчета — ночные часы оплачиваются с надбавкой 40%. Компания решила доработать функционал 1С:ЗУП, чтобы вести точный учет рабочего времени сотрудников в праздники и выходные дни.

Задача

Для корректного расчета оплаты труда заказчик поставил задачу доработать документ «Работа в выходные и праздники» — для ввода дневных и ночных часов. А также скорректировать печатную форму приказа «О работе в выходной (праздничный) день» — чтобы выводить количество отработанного времени в разбивке по дневным и ночным часам.

Решение

Типовой документ «Работа в выходные и праздники» в 1С:ЗУП 3.1 не поддерживает разделение часов на дневные и ночные. Если смена сотрудника выпадает на праздничный день, доплата за дневные и ночные часы рассчитывается автоматически. Однако при выходе сотрудника в свой выходной день по графику программа не учитывает доплату за ночные часы, так как их нельзя указать отдельно.

Для небольших организаций, где работники не очень часто выходят ночью в выходные или праздники, эта задача решается типовыми средствами. Например, через разделение часов на ночные и дневные в «Табеле учета рабочего времени» или создание «Шаблона ввода исходных данных» для ввода ночных часов.

Но в крупной компании, где такие ситуации происходят постоянно, для ввода данных требуется привлекать разработчиков 1С. Массовый импорт данных через Excel не облегчает задачу: бухгалтерам все равно приходится тратить время на ручную проверку и корректировку загруженных сведений.

Мы доработали документ «Работа в выходные и праздники», чтобы вести учет дневных и ночных часов и автоматизировать процесс. После установки расширения документ выглядит, как на скриншоте ниже. Рассказываем, какие шаги понадобилось сделать для решения задачи.

Добавили новый вид рабочего времени

В справочнике «Виды использования рабочего времени» (раздел «Настройка / Классификаторы / Виды рабочего времени») создали новый вид времени «Праздники (ночь)». Это позволило выделить ночные часы, отработанные в выходные или праздничные дни, для дальнейшего учета в расчетах.

Донастроили виды начислений

В справочнике «Начисления» (раздел «Настройка / Начисления») внесли изменения в два вида начислений.

В начислении «Оплата праздничных и выходных дней» на вкладке «Учет времени» добавили «Праздники (ночь)» как дополнительный вид времени.

В начислении «Доплата за работу в ночные часы» также добавили «Праздники (ночь)» в список дополнительных видов времени, чтобы автоматически рассчитывать надбавку за ночные часы в выходные.

Модифицировали документ «Работа в выходные и праздники»

При создании документа указывается день работы и добавляются сотрудники. Двойным щелчком по полю ввода часов открывается окно «Редактирование данных учета времени за день». В этом окне вводятся дневные и ночные часы, после чего они отображаются в документе как «Д» (дневные) и «Н» (ночные).

Сформировали отчет и изменили печатную форму

Доработали печатную форму приказа «О работе в выходной (праздничный) день», добавив разбивку на дневные и ночные часы для каждого сотрудника. Это упростило согласование между отделами и контроль правильности оформления и оплаты работы в выходные и праздничные дни.

После создания нового вида рабочего времени и доработки видов начислений в отчете «Табель учета рабочего времени» появилось отображение дневных и ночных часов, отработанных в выходные или праздничные дни. В результате отчет стал удобнее для контроля и теперь выглядит вот так:

Автоматизировали расчеты

При начислении зарплаты за месяц дневные и ночные часы, отработанные в выходной день по графику сотрудника, рассчитываются следующим образом:

• Начисление «Оплата праздничных и выходных дней» рассчитывает оплату в двойном размере за все часы (дневные и ночные) в выходные.
• Начисление «Доплата за работу в ночные часы» включает ночные часы, отработанные как по графику, так и в выходные, с надбавкой 40%.

Провели тестирование и отладку

При тестировании на тестовой базе иногда возникали проблемы с загрузкой данных из Excel: часы распределялись некорректно. После доработки алгоритма загрузки функционал стабилизировался. Мы проверили расчеты зарплаты и отображение данных в табеле и печатной форме.

Результат

До внедрения доработки не получалось рассчитать в 1С:ЗУП оплату труда сотрудников в выходные дни с разделением на дневные и ночные часы. Теперь функционал стал шире. Можно внести данные вручную или загрузить из Excel одним кликом, и программа автоматически распределит отработанные часы на дневные и ночные.

Печатная форма приказа «О работе в выходной (праздничный) день» теперь включает точную разбивку рабочего времени по часам.

Благодаря этой доработке ввод ночных часов упростился, а заработная плата сотрудников рассчитывается быстро и правильно.

Длительность. Задача заняла 24 часа, включая аналитику, разработку, тестирование и доработку загрузки из Excel.

Команда. Со стороны implecs над задачей работали консультант-аналитик и разработчик 1С. Со стороны заказчика тестировал и предоставлял обратную связь бухгалтер-расчетчик.