Ситуация

«Авито» — крупнейшая онлайн-платформа объявлений в мире. Группа компаний представлена в нескольких городах: Москва, Санкт-Петербург, Казань, Самара, где расположены основные офисы и крупные дата-центры. В компании работает 11 000 сотрудников.

Ранее централизованный учет оборудования был затруднен. Бухгалтерский учет велся, но данные о местонахождении, статусе и движении активов фиксировались в разных системах.

Сотрудники вели разрозненный учет оборудования в Jira и Excel, что могло приводить к искажению сведений. Отсутствие единой системы контроля за движением ноутбуков, мониторов, серверов, мебели и расходных материалов увеличивало риски потерь. Руководство компании решило создать систему оперативного учета для отслеживания количества, местоположения и статуса оборудования в реальном времени.

Подрядчик, которого выбрали для этой задачи, внедрил кастомизированное решение на базе 1С: Управление торговлей (УТ). Но в процессе работы стало понятно, что решение не до конца соответствовало бизнес-процессам компании. Поэтому возникла необходимость искать другие пути решения проблемы.

Задача

В марте 2024 года «Авито» сформировал новую команду, в которую вошли специалисты implecs. Перед командой поставили амбициозную цель: за полторы недели, с 20 марта по 1 апреля 2024 года, запустить минимально жизнеспособный продукт (MVP) для начала учета.

Проект изначально назывался MVP WMS (Warehouse Management System — «Система управления складом»). В итоге мы полностью переработали типовой функционал УТ и адаптировали его под сложные бизнес-процессы и потребности заказчика.

Наш опыт будет интересен компаниям с большим объемом активов — ритейлу, финансовым организациям, ИТ-компаниям с парками серверов и оборудования. Внедрение такой системы обеспечивает точный контроль за движением имущества и помогает эффективно управлять оборудованием.

Никита Разумович, аналитик 1С

Решение

Заказчик выбрал позадачный формат работы с командой. На старте у нас была цель — запустить работающий прототип для учета оборудования. По мере выполнения задачи появлялись другие цели. Если бы заказчик выбрал проектный формат, мы бы сами оценили объем и сроки работ. Но в этом случае мы получали новые вводные от заказчика и не всегда заранее знали, над чем конкретно предстоит работать.

Декомпозиция задач. Поскольку дедлайны стояли жесткие, команда применяла декомпозицию задач. Каждая большая задача дробилась на десяток маленьких. Если ожидаемый срок выполнения подзадачи превышал 2-недельный спринт, ее делили еще раз — на более мелкие этапы. Такой подход позволял четко контролировать процесс, минимизировать риски срыва сроков и повышать качество проработки.

Запуск MVP

За 14 дней мы устранили критичные ошибки в системе, загрузили в УТ остатки оборудования и открыли доступ пользователям. Система заработала, хотя данные были неточными, но это позволило двигаться дальше.

Параллельно заказчик набирал команду складской логистики — специалистов, которые будут отвечать за склад.

После запуска MVP пошли краткосрочные задачи. Например, запустить обмен заказами с поставщиком, чтобы осуществлять приемку оборудования в программе, или запустить трансляцию серийных номеров в базу регламентированного учета. Это были небольшие, но сложные задачи, которые получались не с первой попытки.

Годовая инвентаризация оборудования

Летом 2024 года заказчик поставил новую цель. Внутри 1С: УТ нужно было реализовать механизм инвентаризации ИТ-оборудования. Затем результат отправлять в базу регламентированного учета, чтобы специалисты «Авито» могли анализировать, почему появился излишек или откуда возникла недостача.

Раньше инвентаризация происходила вручную. В Excel загружалась инвентаризационная опись, и сотрудники ИТ-саппорта проставляли галочки по всему оборудованию.

Наша коллега — аналитик другого подрядчика, работающая в команде — взяла на себя автоматизацию этого процесса. Теперь инвентаризация стала выглядеть по-новому. Мы связали внутренний мессенджер с ботом, и сотрудники через бота подтверждали наличие у них оборудования. Такая автоматизация заменила ручной учет в Excel и, по подсчетам заказчика, сэкономила 5000 человеко-часов.

Задачу выполнили к 1 ноября 2024 года, а сама инвентаризация завершилась в январе 2025.

После инвентаризации учетных данных стало больше. Теперь заказчик видит полную картину: что хранится на складе, что находится в эксплуатации, кому и когда выдано оборудование.

Рабочее место для сервис-инженеров

Для сервис-инженеров, которые настраивают и выдают оборудование конечным пользователям, создали отдельное рабочее место в системе. Разработали процесс, по каким регистрам должно пройти оборудование и через кого. Рабочее место фиксировало каждое движение активов.

Задача была выполнена, но возник новый вызов: переделать функционал 1С под интеграцию с Jira. На момент написания материала мы решаем эту задачу.

Учет имущества административно-хозяйственного отдела

Следующая большая задача — организация учета имущества административно-хозяйственного отдела (АХО). Мы загрузили в систему данные о мебели, бытовой технике и электронике, включая все табуретки и микроволновки.

Раньше бухгалтерия знала, что у них есть какое-то основное средство или малоценное имущество. Теперь можно увидеть вплоть до кабинета, где что установлено и кто ответственный. Бухгалтерия знает, что передано на внешний склад, а что эксплуатируется внутри компании.

У «Авито» два направления учета, которые работают по одинаковым принципам, но не пересекаются друг с другом. Это склады с ИТ-оборудованием и АХО. Мы разделили их учет, чтобы исключить пересечение операций, и предоставили АХО инструменты для управления имуществом. Для этого создали аналог MDM-системы внутри УТ.

С нашим появлением изменился процесс закупки оборудования. Раньше, при отражении в регучете приобретения оборудования, серийные номера запрашивались в Jira. Теперь мастер-базой по серийным номерам является УТ, откуда сведения попадают в базу регучета. За это отвечает отдельный нетиповой механизм, который разработан специально под внутренние процессы «Авито».

Развитие ИТ-саппорта

Перенос учета из Jira в УТ. До нашего появления учет оборудования частично велся в системе Jira. Каждому ноутбуку создавали карточку и потом оперировали ею в учете. Например, чтобы выдать ноутбук в эксплуатацию, нужно было зайти в Jira, поменять статус карточки и вписать туда пользователя. При этом склад дублировал то же самое в УТ. Мы подумали, что процесс можно сделать более удобным.

Нам нужно было упразднить двойной учет и автоматизировать процессы в УТ. ИТ-саппорт будет работать в Jira, как раньше. Но теперь Jira станет постановщиком задач: мы будем забирать тикеты, обрабатывать их в УТ, автоматически генерировать документы и отправлять обратно статус «Оборудование выдано».

Контроль расходных материалов. C нашей помощью в «Авито» появился контроль выдачи расходных материалов. Если раньше сотрудник запрашивал клавиатуру, мышку, наушники или рюкзак, то бухгалтерия при поступлении сразу отражала их списание.

Мы создали механизм, который показывает, кем и когда получено оборудование и какой у него срок эксплуатации. Например, сотрудник запрашивает новую мышку. По стандартам «Авито» мышки живут полгода. Если срок эксплуатации не истек, получить следующую мышку нельзя. Если полгода прошло — можно. На разное оборудование действуют разные сроки.

Перспективные задачи

Учет маркетинговых активов. Планируем внедрить в УТ учет вывесок, билбордов, промоматериалов («раздатки») и других рекламных объектов. Это поможет точно знать, где что размещено, и контролировать состояние активов.

Внутренний магазин для сотрудников. У заказчика есть корпоративный магазин, где сотрудники могут заказывать мерч: футболки и рюкзаки. С помощью нашей системы все заказы будут автоматически попадать в УТ, а выдача — отслеживаться.

Учет серверов и комплектующих. Разрабатываем инструменты для центров обработки данных. Там нужно отслеживать не только серверы, но и их комплектующие: оперативную память, диски и процессоры. Это упростит ремонт и замену оборудования.

Обмен с базой регучета. Сейчас при передаче оборудования, например, со склада в офис, мы отправляем только серийные номера. Остальную информацию бухгалтерам приходится запрашивать через почту или Jira и вносить вручную. Наша цель — автоматизировать этот процесс, чтобы данные о движении оборудования передавались из УТ напрямую. Это поможет избежать ошибок и ручной работы.

Автоматизация перепродажи оборудования между компаниями. «Авито» — это несколько юридических лиц, и иногда оборудование, например ноутбук, выдается сотруднику от другого юрлица. В таких случаях нужно оформлять перепродажу. Сейчас бухгалтеры это делают вручную, но мы хотим, чтобы система автоматически создавала заявки на такие операции. Бухгалтерия продолжит формировать документы, но исходные данные будет получать от нас. Эти изменения планируем внедрить во втором квартале 2025.

Что даст реализация этих задач:

• Сократится время на ручные операции: передачу данных, оформление документов;

• Уменьшится количество ошибок в учете;

• Руководство заказчика получит точные данные обо всех активах компании: от серверов до корпоративного мерча.

Непредвиденные трудности

Предыдущий подрядчик, который начинал делать WMS, выбрал не готовое отраслевое решение для складов, а УТ. Это стало для нас челленджем, и мы выстроили удобный процесс, не допуская ошибок прошлого.

Код, который мы получили, не до конца соответствовал реальным процессам «Авито». Нам пришлось отказаться от большей части кода, вернуться к типовым схемам 1С: УТ и дорабатывать их под задачи компании. Рефакторинг занял большое количество времени и ресурсов.

На старте это было похоже на работу топором: мы резко отсекали лишнее. Теперь же, когда система обрастает процессами, мы действуем ювелирно, чтобы ничего не сломать.

Реструктуризация подходов к работе

На старте проекта не все воспринимали нас как полноценный сектор учета. Мы были новичками, и никто не был готов сразу перестраивать процессы ради нашего проекта. Прорыв случился к концу 2024 года, когда все коллеги осознали ценность нашей работы и увидели реальную пользу системы.

Нам удалось донести простую мысль: если мы внедряем новый контур учета, всем придется немного подвинуться. Нельзя ожидать, что 1С волшебным образом встроится в старые процессы. Это был сложный путь реструктуризации, который потребовал изменений в подходах к работе.

Например, раньше закупщики указывали в заказах общие категории оборудования вроде «аксессуар». На самом деле это мог быть заказ на мышку или микрофон. Когда появился склад, принимающий заказы, это стало проблемой. Система не понимала, какой именно аксессуар поступает на склад.

Было: так выглядели заказы раньше. По номенклатуре нельзя было понять, что скрывается под «аксессуаром». Это могла быть мышка, жесткий диск или любые другие комплектующие

Стало: теперь в номенклатуре сразу видно, что поступает на склад и в каком количестве

Мы предложили детализировать номенклатуру, но столкнулись с ограничениями: в базе УХ у закупщиков не было доступа ко всем папкам номенклатуры, а часть заказов формировалась в системе Документооборота. Чтобы наладить процесс приемки, нам пришлось перестраивать кросс-функциональные взаимодействия и корректировать обмен данными между Jira, ДО и УХ.

Построение процессов с нуля

Несмотря на высокий уровень организации компании, мы пришли в новое направление, где процессы нужно было выстраивать. Обычно берется готовый процесс, переводится на язык 1С и внедряется. У нас все было наоборот: мы внедряли процессы и дорабатывали их.

Как подрядчики, мы не знали всех тонкостей внутренней кухни, поэтому иногда угадывали, как должно быть, а иногда — нет. Например, мы могли нарисовать процесс в три шага, а заказчик говорил: «Между первым и вторым нужно добавить еще два этапа». Приходилось дорабатывать на ходу.

На этапе запуска MVP согласовывать процессы было некогда — людей порой просто не хватало. Мы создавали систему, исходя из своего видения, а пользователи уже потом сообщали, что работает, а что нет. Иногда разработка шла быстрее, чем согласование процессов — такова правда жизни.

Мы стремились быстрее запустить MVP, понимая, что будем «переобуваться» на лету. Сейчас мы отходим от такого подхода и стараемся внедрять только согласованные процессы, но на старте это помогло проекту взлететь.

Глубоко кастомизированные системы

«Авито» — огромная организация, где все системы 1С: Управление холдингом, Документооборот, ЗУП — сильно кастомизированы. Нам приходилось тратить массу времени, чтобы разобраться, как всё устроено. Изучение сложных взаимосвязей превращалось в отдельную задачу.

Каждый процесс требовал глубокого анализа, чтобы наша система могла с ними взаимодействовать. Мы не просто настраивали УТ, а буквально встраивали её в сложную экосистему «Авито».

Результат

Благодаря системе управления складом в «Авито» появился подробный учет оборудования. Раньше учет мышек и клавиатур не был настроен в единой системе — все списывалось сразу после закупки. Учет ноутбуков в Jira был неудобным: данные собирались, но получить из них понятные отчёты было проблематично.

Мы изменили ситуацию. Система WMS на базе 1С: УТ позволила формировать четкие отчеты, показывающие, где находится каждое устройство и у кого оно в использовании. Вскоре добавятся данные о датах поступления и выдачи, чтобы вся история оборудования была в одном месте.

Благодаря экспертизе и опыту специалистов implecs за короткий срок актуализированы требования и осуществлен запуск MVP для осуществления базовых складских операций, а также организована оперативная поддержка пользователей в периоде ОПЭ.

Данный проект позволил вывести учет ТМЦ «Авито» на новый уровень, а именно создать необходимую контрольную и управляемую среду.

Глеб Елпатьевский, менеджер продукта «Авито»

Ежедневно наша система обрабатывает около 1000 документов и управляет учетом 40 000 единиц оборудования. Цель — к концу года сделать WMS главным источником достоверной информации об активах заказчика.

Длительность. Мы приступили к проекту в марте 2024 года в позадачном формате. Новые цели появляются постоянно — у заказчика большие планы по улучшению и развитию системы. На момент подготовки материала (апрель 2025) конца проекта пока не видно.

Команда. Со стороны «Авито» в проекте участвуют штатные специалисты: менеджер продукта, аналитик, разработчик, руководитель проекта и тимлид. Еще 2 разработчика, 2 аналитика и 1 архитектор входят в команду со стороны подрядчиков, включая специалистов implecs. Мы планируем расширить команду, чтобы справляться с растущим объемом задач.