Top.Mail.Ru

«Время поиска документов сократилось с дней до минут»: как мы помогли оцифровать архив первичной документации в компании «Луис+»

Заказчик
«Луис+» — крупный поставщик электротехнического оборудования и систем безопасности с филиалами в 17 городах России
Задача
Создать цифровой архив первичной документации с доступом для отдела продаж и закупок
Результат
Создан полноценный цифровой архив первичных документов. Разные сотрудники работают в разных базах 1С: «УТ» и «Документооборот» — и имеют доступ к нужным данным. Время поиска документов по запросам фискальных органов сократилось с нескольких дней до минут

Ситуация

Заказчик работает по всей России. У компании 17 филиалов в разных городах: от Краснодара до Владивостока. Ежедневное количество первичных документов, которые обрабатывают сотрудники, доходит до 4000 штук — это реализации, поступления, транспортные накладные, акты сверки.

При таких объемах возникают сложности с хранением и предоставлением первичной документации. Например, головной офис в Москве запрашивает во Владивостоке копию накладной. Для этого ответственный сотрудник должен прийти в архив, найти оригинал, отсканировать документ и отправить по электронной почте. После чего вернуться обратно в архив и положить оригинал на место. Из-за разницы в часовых поясах от запроса до получения копии может пройти несколько рабочих дней.

Чтобы ускорить и упростить работу, заказчик решил постепенно оцифровать весь документооборот. Сотрудники брали папки в бумажном архиве, сканировали документы и создавали карточки в 1С. Правда, позже оказалось, что такая оцифровка была не совсем корректной, но даже на этом этапе работать стало легче. Искать документы, сидя за монитором, намного удобнее, чем ходить за бумагами в архив, и сотрудники центрального офиса могут получить документы филиалов самостоятельно, без дополнительных запросов.

Задача

Заказчик обратился к нам, чтобы организовать работу документоведов и создать полноценный цифровой архив в связке с 1С. Кроме обработки архива, нужно также поддерживать актуальность документов в базе и отслеживать их изменения. Например, документ реализации загрузили в 1С:Документооборот, а потом аннулировали. Из-за этого отсканированный документ в базе потерял актуальность.

Всего перед нами поставили 4 задачи:

  1. Перевести существующий архив в цифровой формат.
  2. Организовать оцифровку новых документов.
  3. Обеспечить доступ к архиву через основную рабочую базу 1С:УТ 10.
  4. Обеспечить дополнительный контроль возврата первичной документации для бумажных и электронных документов.

Решение

Когда мы взялись за проект, заказчик уже полгода работал с цифровым архивом. Сотрудникам это было удобно, но привело к неожиданным трудностям.

Трудности на проекте

Сложная структура хранения документов. Заказчик завел 140 видов документов по всем операциям. В такую структуру не было возможности передавать документы из базы 1С:УТ и автоматизировать архив не получилось бы.

Мы полностью переработали и сократили структуру хранения. Вместо 140 видов документов осталось 14. Это позволило организовать миграцию данных из УТ, чтобы автоматически создавать карточки в базе Документооборота.

Слишком большая база для разработки. За полгода оцифровки база стала настолько большой, что ее уже не получалось скопировать. Соответственно, редактировать и искать ошибки тоже было нельзя. Основной объем базы занимали сканированные копии.

Мы вынесли хранение документов за пределы базы. Это позволило снимать копии и использовать ее для дальнейшей разработки.

Упростили работу документоведов

Внедрили потоковое сканирование документов. Сотрудники заказчика начали сканировать документы еще до нас. После наших доработок сканирование стало не единичным, а потоковым. Раньше каждый документ сохранялся отдельно, а сейчас обрабатывается сразу вся папка и на выходе получается перечень документов.

Технически потоковое сканирование реализовано через настройку сканера. Документы перекладываются белыми листами и сканер, распознав чистый лист, сохраняет следующий скан документа под новым номером.

1.png

Отправка на распознавание производится из папки с файлами по виду и форме документа. Поиск происходит по основным реквизитам: Организация, Контрагент, Номер, Дата, Сумма

Реализовали автоматический подбор карточек документов. После загрузки документов в базу они отправляются на распознавание. Далее начинает работать регламентное задание в 1С. Обработка распознает реквизиты отсканированных документов и автоматически подбирает соответствующие карточки внутренних документов. Раньше сотрудникам приходилось это делать вручную. 

Добились автоматического распределения 95% документов

Заказчик ставил задачу автоматически распределять не менее 80% карточек. С помощью программы распознавания мы добились более высоких результатов. В зависимости от вида документа подбирается 90–95% карточек. Для оставшихся 5–10% случаев мы сделали обработку для ручного поиска и присоединения карточек. В результате время на регистрацию документов сократилось в разы.

Анна
Аналитик 1С

Предусмотрели дополнительные проверки данных. Например, программа сравнивает сумму распознанного скана с суммой внутреннего документа. Если они не совпадают, система предложит записать документ с новым статусом регистрации документа. Таких сценариев назначения статусов может быть 16. Они зависят от начальных условий: обрабатывается скан копии или оригинала, совпадает сумма или нет, и другие варианты.

Соединили бумажный и электронный документооборот

Помимо традиционного документооборота на бумажных носителях, заказчик работает с контрагентами через ЭДО «Контур Диадок». Соответственно, часть документов приходит в электронном виде.

Заказчик хотел, чтобы во внутренних карточках хранились и бумажные сканы, и электронные оригиналы из «Диадока». Это нужно, чтобы упростить сбор документов, например, при налоговых проверках.

Мы реализовали хранение документов в одном месте. Файлы «Диадока» автоматически загружаются в базу «Документооборота» и прикрепляются к карточкам документов. В карточке видно, что это за файл: электронный документ или скан бумажного оригинала, который хранится в архиве.

Если по каким-то причинам файл автоматически не нашел свою карточку документа, заказчик может запустить обработку, чтобы вручную найти карточку и перенести в нее файл.

Теперь вопрос, где искать оригинал — на бумажном или электронном носителе — больше не стоит. Сканы и электронные документы лежат в одной карточке и сотрудникам не нужно гадать и ходить в архив.

2.png

Обработка для ручного поиска и присоединения файлов Диадок к карточкам документов

Результаты

Создан единый цифровой архив первичных документов. Теперь все реализации, поступления, транспортные накладные и акты сверки хранятся в цифровом виде. Документоведы сканируют бумажные документы, а программа автоматически прикрепляет их к соответствующим карточкам. То же самое происходит и с документами, полученными по ЭДО.

Сотрудники работают в разных базах и имеют доступ к нужным данным. Документоведы работают в базе 1С:Документооборот, а менеджеры отделов продаж и закупок — в 1С:Управление торговлей. Вся информация передается из ДО в УТ. То есть документоведы размещают документы в своей базе, а менеджеры видят эти документы и могут работать с ними.

Время подбора документов по запросам фискальных органов по всей России сократилось с нескольких дней до минут. Во время нашей работы на проекте заказчик получил запрос из налоговой по одному контрагенту. Раньше на сбор документов уходило два-три дня. В оцифрованном архиве сотрудники нашли все, что требуется, за 15 минут.

Речь, конечно, про копии документов. Если понадобятся оригиналы, придется все равно идти в архив и вытаскивать нужную бумагу. Но поскольку для большинства проверок достаточно предоставить копии, это будет скорее исключением из правил.


Длительность проекта со всеми доработками составила два года

На запуск первого скана бумажного документа понадобилось 8 месяцев. Значительное время ушло на изучение нюансов и формулировку идеи, как реализовать задачи. Если бы мы делали похожую автоматизацию сейчас, думаю, уложились бы за год.

Анна
Аналитик 1С

Другие кейсы

Автомобили
1С:ERP
Переход с 1С:УПП на 1С:ERP в «УАЗ-Автокомпонент»
18 месяцев
«УАЗ-Автокомпонент»
Дистрибуция
1С:ЗУП
Как скорректировать взаиморасчеты с сотрудниками в ЗУП и сэкономить 2 месяца работы
Завод-производитель и федеральная сеть брендовых магазинов
Торговля
1С:ЗУП
Развитие подсистемы бюджетирования и анализ план-факта при начислении зарплаты
Группа компаний «Гулливер»
Строительные материалы
1С:ERP
Как реализовать задачу без четких требований: разработка функционала по расчету плановой и фактической себестоимости
Производстводитель декоративных элементов премиум-класса для отделки помещений
У вас есть вопросы?
Давайте обсудим проект более предметно
Свяжитесь с нами