Модернизация системы управления товарными запасами

Ситуация

Клиент, с которым нам предстояло работать — оптовый поставщик, снабжающий товарами крупные розничные сети: «Магнит косметик», «Лента», «Окей» и им подобные. Параллельно компания развивает собственные каналы сбыта: секции в ТЦ, онлайн-магазин и представительство на ведущих маркетплейсах.

Учётная система клиента базируется на собственной версии 1С:Управление производственным предприятием на платформе 8.1. Система отличается внушительными параметрами:

• совокупный размер базы данных — свыше 7 ТБ;
• в системе параллельно трудятся от 150 до 200 пользователей;
• часть регистров сведений насчитывает свыше 500 млн записей, также есть несколько регистров с объёмом записей от 100 млн;
• в отдельных ситуациях реструктуризацию таблиц выполняют напрямую через SQL-сервер, поскольку стандартный инструментарий системы с этим не справляется.

Для мониторинга всех обменов клиент создал свою систему — 1С Обменная, Управление роботами. Она отслеживает состояние практически каждого обмена в реальном времени, предоставляет графики загрузки серверов и хранит журналы выполнения операций. В дополнение к ней работает шина данных IRIS.

Расчётную нагрузку по потребности в продукции для всей розничной сети несут 10 серверов — у каждого своя зона ответственности.

Система УТЗ объединяет три функциональных направления:

• создание заказов;
• пополнение магазинов товарами со складов;
• перераспределение товарных излишков между точками продаж.

Анализ действующего процесса

Закупочная деятельность компании регулируется календарным планом, по которому каждый день проводится свыше 100 закупок. Выполнением плана управляют Роботы — регламентные задания, которые подключаются к 1С:УПП и инициируют бизнес-процесс формирования заказов. Отправная точка процесса — создание и заполнение документа через специальную настройку запуска УТЗ.

На следующем шаге в документ добавляется табличная часть по магазинам с данными об ассортименте конкретной торговой марки. Эти сведения поступают из нескольких источников оперативного контура: УПП, WinCash (кассовое ПО на базе 1С), MS OLAP куб, Hybris (платформа интернет-продаж) и ряда других.

Одновременно в документ попадают:

• текущие товарные остатки непосредственно в магазинах;
• остатки, находящиеся в резерве;
• актуальные цены;
• прогноз продаж по трём временным отрезкам — до заказа, в период действия заказа и после его окончания.

Чтобы рассчитать нужное каждому магазину количество товара, система принимает во внимание целый ряд показателей:

• динамику продаж торговой точки за предыдущие периоды;
• прогнозы по объёму сбыта в конкретной точке;
• срок доставки товара;
• запланированные акционные мероприятия в магазине;
• ABC-рейтинг торговой точки;
• ABC-рейтинг товарной позиции.

На выходе система создаёт несколько видов документов:

• заказ поставщику на пополнение склада, а также прямую или транзитную поставку в торговую точку;
• внутренние заказы и накладные на движение продукции со склада в торговую точку;
• пакет распределения излишков или поступивших товаров.

Документы можно генерировать автоматически либо сначала передавать на проверку бренд-менеджеру. Одна цепочка УТЗ включает до трёх тысяч взаимосвязанных документов. Когда пакет сформирован, он отправляется в складскую систему Axelot на комплектацию, и на этом робот завершает работу.

Документация УТЗ остаётся в УПП в течение семи суток, затем её выгружают во внешнюю БД размером свыше 5 ТБ. С технической точки зрения каждая таблица по магазину хранится как самостоятельный справочник, хотя пользователь воспринимает это как обычный документ — иначе разместить миллион строк в одной таблице было бы технически невозможно. MS OLAP куб ежедневно пополняется данными из УПП и за несколько часов формирует прогнозные показатели.

Параллельный контур маркетинговых акций

Наряду с контуром УТЗ в компании действует отдельный контур управления акциями. Он измеряет, как прошедшие промоакции влияют на объём продаж, и оценивает их отдачу. Каждой акции присвоен собственный коэффициент, корректирующий закупочные объёмы: задача состоит в том, чтобы после результативного промо полки в торговых точках не пустели.

Для расчёта прогнозируемых продаж применяются акционные коэффициенты, затем данные загружаются в УТЗ. В ходе акции в систему вносят коэффициент прироста продаж по конкретной продукции в конкретной торговой точке. По её завершении рассчитывается корректирующий коэффициент, отражающий фактические результаты.

Ситуация клиент, выглядела следующим образом: контуры ценообразования и расчёта акций работали обособленно. Требовалось внедрить принципиально новый алгоритм определения необходимости в товарах.

Перед нами поставили цель: переработать имеющийся алгоритм УТЗ так, чтобы сделать более эффективными три ключевых процесса:

• создание заказов поставщикам и внутри сети;
• пополнение торговых точек товарами с оптовых складов;
• перераспределение излишков между магазинами сети.

Решение

Этап 1. Интеграция контуров ценообразования и расчёта акций

Центральным результатом всей работы стало объединение двух прежде независимых контуров в единую систему. После завершения доработки она включает следующие компоненты:

1. Хранилище УТЗ — БД MMStorage на MSSQL Server;
2. Хранилище цен — БД Prices на MSSQL Server;
3. Куб — OLAP Cube MMStorage на Microsoft Analysis Services;
4. WC — БД Oracle, кассовое ПО WinCash (разработка на базе 1С) с текущими остатками по всем магазинам;
5. БД УПП — основная база данных на MSSQL;
6. БД УТЗ Дата — исторический архив документации УТЗ объёмом 4 ТБ, существующий отдельно от УПП.

Этап 2. Автоматизация жизненного цикла маркетинговых акций

При фиксации в системе установки цен номенклатуры (УЦН) нужного типа робот автоматически генерирует документ управления акцией с рассчитанным коэффициентом. По окончании промо тот же робот анализирует его результативность, отталкиваясь от фактических данных о продажах за соответствующий период.

Возврат к доакционным ценам и завершение акционного цикла берёт на себя специализированный «робот выхода из акций»: он извещает менеджера нужной марки об окончании промо и без участия человека восстанавливает прежний прайс.

Помимо этого, система поддерживает несколько продвинутых сценариев:

• одновременный запуск нескольких совмещённых акций;
• акции с прерыванием и возобновлением периода действия;
• точечные акции, распространяющиеся на отдельные позиции или магазины;
• акции с разными уровнями приоритета при их пересечении.

Этап 3. Прогнозирование спроса с очисткой от внешних факторов

Обновлённый OLAP-куб строит прогноз для каждой номенклатурной позиции по каждой торговой точке на предстоящий период. Принципиальное улучшение — исключение из расчётов сезонных колебаний и влияния прошедших акций, что делает прогноз значительно точнее.

Этап 4. Формирование товарно-транспортной документации на основе прогноза

Опираясь на данные прогнозов, УТЗ автоматически создаёт документы об обороте товаров по пяти направлениям:

• заказ поставщику на пополнение оптового склада;
• заказ на прямую или транзитную поставку товара в розничные точки;
• подсортировка магазинов с собственного склада компании;
• передача излишков от одной торговой точки к другой;
• организация перебросок товаров внутри сети.

Перераспределение запасов проходит поэтапно в строго регламентированном порядке.

Этап 5. Общий эффект от модернизации системы

Совокупность внесённых изменений оптимизировала движение товарных запасов по трём ключевым направлениям:

• качество обработки данных — объединённый контур обрабатывает информацию из всех источников согласованно и без потерь;
• баланс остатков — система поддерживает оптимальный уровень запасов, не допуская ни затоваривания, ни дефицита;
• точность прогнозов — куб формирует расчёты на основе очищенной статистики, свободной от акционных и сезонных искажений.

Результат

Модернизация алгоритма превратила разрозненные контуры в единый слаженный механизм. Товарные потоки по всей сети приобрели управляемость и предсказуемость: каждая точка вовремя получает товар в нужном объёме, а вероятность дефицита или затоваривания существенно снизилась.

После завершения проекта компания Имплекс продолжает техподдержку системы УТЗ клиента. Это закономерно: уровень автоматизации товарных процессов напрямую определяет операционную эффективность, рентабельность и конечный коммерческий результат бизнеса.