Разработка форм пояснений к бухгалтерскому балансу в 1С:ERP

Ситуация

К нам обратилось машиностроительное предприятие, которое самостоятельно ведёт изделие на каждом этапе его существования — от проектирования и производства до послегарантийного обслуживания.

На момент обращения в компании применялись собственные формы расшифровки бухгалтерской отчётности с индивидуальными алгоритмами заполнения, которые принципиально отличались от стандартного функционала 1С. Из-за этого получать нужные аналитические срезы из бухгалтерского баланса и отчёта о финансовых результатах сотрудникам приходилось вручную, что существенно замедляло работу. Возникла необходимость доработать конфигурацию 1С:ERP (2.5.7) таким образом, чтобы формы автоматически заполнялись данными в тех сочетаниях, которые требуются предприятию.

Задача

Заказчик поставил перед нами развёрнутый перечень задач:

• провести анализ существующих доработок конфигурации, порядка учёта по ним: оценить полноту аналитических данных, выявить пробелы, предложить способы их устранения для корректного заполнения форм пояснений;
• описать алгоритм и порядок выборки данных для заполнения форм пояснений в 1С на основании форм, представленных заказчиком;
• изучить уже готовые решения по формированию отчётных форм с целью снижения затрат на реализацию;
• сопоставить алгоритм заполнения бухгалтерского баланса, выполнявшийся сторонней организацией, с предлагаемыми алгоритмами заполнения форм пояснений — на предмет их взаимной согласованности;
• сформулировать техническое задание для разработчиков на основании утверждённых описаний;
• провести тестирование, приёмку выполненных доработок;
• разработать пакет дополнительных проверок для контроля корректности данных, задействованных при построении форм пояснений;
• учесть требования к удобству интерфейса для конечных пользователей.

Решение

Этап 1. Анализ существующих решений и формирование требований

На первом этапе мы изучили имеющиеся решения, итоги предварительного обследования и требования к заполнению форм пояснений к бухгалтерскому балансу, отчёту о финансовых результатах. Анализ выявил два принципиальных ограничения:

• типовой механизм заполнения не обеспечивал достаточной детализации раскрываемых данных;
• часть сведений, необходимых для вывода в формы, находилась за пределами стандартного состава объектов конфигурации 1С:ERP (2.5.7), а значит, скорректировать алгоритмы заполнения можно было исключительно программным путём.

По завершении этапа был подготовлен пакет из семи документов «Требования к отчёту» — по одному на каждую форму пояснений. Помимо этого, совместно с архитектором внедрения был согласован вариант реализации всего комплекса задач.

Этап 2. Доработка алгоритмов заполнения семи форм пояснений

В рамках второго этапа были переработаны алгоритмы заполнения всех семи форм пояснений к бухгалтерскому балансу и отчёту о финансовых результатах. Обновлённые алгоритмы охватили разные аспекты: расширение/изменение состава показателей для расшифровки, корректировку перечня счетов, формул расчёта — как для отдельных граф, так и для целых таблиц.

В процессе разработки мы столкнулись с трудностями при выборке данных в необходимых аналитических разрезах: существующие решения не давали возможности получать их прозрачно и однозначно. Так, заказчику требовалась расшифровка взаиморасчётов в конкретной комбинации с определённым набором аналитических показателей. Эта задача была решена через нетиповую доработку с созданием дополнительного регистра. При этом ряд сопутствующих данных — по НДС и резервам на сомнительные долги — в нужном формате попросту не велся и мог быть получен лишь через сложные алгоритмы выборки, что существенно повышало риск ошибок.

В итоге мы предложили масштабировать существующее решение, расширить перечень счетов для ведения более детализированного учёта. Это упростило алгоритмы отбора данных: полная информация в нужных сочетаниях стала доступна через настройки отчёта, а формирование итоговых сумм приобрело прозрачность и понятность для пользователей.

Этап 3. Реализация хранения данных за предыдущие периоды

В ходе разработки мы также предусмотрели возможность для пользователей самостоятельно вводить и сохранять в системе данные из отчётности прошлых периодов, учёт по которым вёлся в другой программе. При формировании отчётных форм за текущий период эти исторические сведения автоматически подтягиваются и включаются в итоговый документ.

Благодаря этому пользователь получает полностью заполненный отчёт без необходимости вносить правки вручную. Кроме того, если отчёт потребуется перезаполнить, повторно обращаться к архивным формам в сторонней системе, вводить данные заново не придётся — они уже хранятся в 1С.

Этап 4. Разработка системы проверки корректности данных

Чтобы решить поставленную задачу, мы сформировали перечень проверок данных на корректность и соответствие показателям регламентированного учёта. Часть этих проверок вошла в состав регламентной операции закрытия месяца — это позволяет выявлять и исправлять ошибки сразу при их возникновении. Другая часть проверок, связанных с корректностью заполнения справочников или контрольными суммами по формам пояснений, оформлена отдельным листом в составе бухгалтерской отчётности, запускается при заполнении форм.

В результате все требования заказчика к заполнению форм пояснений к бухгалтерскому балансу и отчёту о финансовых результатах были реализованы в полном объёме.

Результат

По итогам выполненных работ заказчик получил следующее:

• семь форм пояснений к бухгалтерскому балансу, отчёту о финансовых результатах — доработаны, протестированы, сданы в эксплуатацию; дополнительно выданы рекомендации по проверке их заполнения через различные варианты типовых отчётов;
• доработанные объекты системы — справочник и регистры сведений, а также роли для разграничения доступа к этим объектам;
• инструкция для пользователей по вводу данных за предшествующие отчётные периоды.

Предприятие получило аналитические формы к бухгалтерскому балансу и отчёту о финансовых результатах в конфигурации 1С:ERP (2.5.7), которые автоматически заполняются данными в требуемых комбинациях. Встроенные проверки и разработанные нами варианты отчётов дают сотрудникам возможность быстрее проверять формы, своевременно обнаруживать расхождения в учёте, работать с данными значительно прозрачнее, чем прежде.