Ситуация
В implecs для работы с клиентами используют Битрикс24, а задачи по разработке ведутся в системе управления проектами и задачами Jira.
Когда от заказчика прилетает запрос на оценку или доработку, нужно подключить техническую команду. Раньше основная работа по таким задачам шла в Jira, а часть информации приходилось вручную переносить в CRM. Менеджер заново вбивал название и описание задачи, выбирал исполнителя, выставлял дедлайны, прикреплял ТЗ и необходимые файлы. В результате работа с одной задачей в двух системах могла занимать до получаса, а часть данных так и оставалась только в Jira.
Дальше начинался рассинхрон в коммуникации. Разработчики писали уточнения в своей системе, и уведомления об этом приходили менеджеру на электронную почту, иногда с задержкой. Приходилось регулярно прыгать между вкладками, искать нужные ветки и переносить ответы клиента программистам. В таком потоке легко упустить важную деталь или прикрепить к задаче не ту версию файла.
При этом переводить всех сотрудников на единую платформу не имело смысла — менеджерам и разработчикам нужны разные инструменты для работы. Поэтому решили связать Битрикс24 и Jira и автоматизировать обмен между ними.
Задача
Нам нужно было интегрировать Битрикс24 и Jira через API, чтобы менеджеры не дублировали задачи и данные вручную, а комментарии и файлы автоматически передавались между системами.
Важно было сохранить привычный порядок работы, чтобы каждая команда осталась в своей среде.
Решение
Мы спроектировали и настроили интеграцию Битрикс24 с Jira через REST API.
Центром работы сделали Битрикс24. Менеджеры уже используют его для общения с клиентами, а список чатов позволяет сразу увидеть, в каких задачах появились новые сообщения или изменился статус. В Jira для этого пришлось бы открывать задачи по отдельности.
Сначала настроили доступ к API конкретного проекта Jira и определили, какие действия будут доступны через интеграцию. После этого получили адреса и ключи для подключения.
Дальше двигались поэтапно.
Настроили сквозное создание задач
Точкой входа сделали Битрикс24: менеджеру достаточно заполнить карточку и сохранить её. После этого система забирает данные и передаёт их в Jira, где автоматически создаётся задача для разработчиков. В неё попадают основные сведения:
- название и описание;
- постановщик и исполнитель;
- сроки;
- прикреплённые файлы и ТЗ.
В обратную сторону настроили подтверждение. В чат Битрикс24 приходит сообщение о создании задачи в Jira и прямая ссылка на неё. Весь обмен занимает несколько секунд.
Синхронизировали комментарии и чаты в системах
Мы сделали так, чтобы переписка по проекту не разрывалась. Настроили двусторонний обмен сообщениями: комментарий из Jira передаётся в чат задачи Битрикс24, а сообщение менеджера из чата — обратно в Jira.
Продумали редактирование сообщений. Если изменить уже отправленный комментарий в одной системе, он обновится и во второй.
Учли и то, что некоторым 1С-разработчикам Битрикс24 для работы вообще не нужен, поэтому учётных записей в системе у них нет. В таких случаях робот публикует комментарий из Jira в чате Битрикс24 и указывает имя автора. Разработчикам не нужно заводить аккаунты в CRM только ради переписки по задаче.
Вывели статусы разработки в CRM
В Jira можно настроить разные статусы задачи, а в CRM эта логика устроена проще. Поэтому мы настроили передачу каждого изменения статуса из Jira в чат Битрикс24.
Управление статусами оставили в Jira. Закрытие из Битрикс24 намеренно не синхронизировали: если менеджер случайно завершит задачу в CRM, в Jira она останется открытой. Иначе вернуть её в работу смог бы только администратор.
Непредвиденные трудности
Когда интеграция уже работала на тестовом стенде и была почти готова к запуску, Битрикс24 обновил механизм работы с задачами: переписка из комментариев переехала в чаты. Нам пришлось переделать эту часть интеграции, чтобы сообщения снова корректно передавались между Битрикс24 и Jira. На это ушло около недели-полутора.
После обновления изменился и порядок заполнения карточки задачи. Сама задача создавалась раньше, чем к ней успевали прикрепиться вложения, поэтому при передаче часть файлов могла не попасть в Jira. Проблему решили так: настроили повторный запрос к REST API Битрикс24 спустя одну-две секунды. За это время вложения успевали прикрепиться, и в Jira передавались уже все данные вместе с файлами.
Результат
Интеграция Битрикс24 и Jira решила сразу две проблемы: избавила менеджеров от двойной работы и упростила обмен информацией с разработчиками. Теперь карточку достаточно заполнить один раз — за несколько секунд основные данные попадают в Jira автоматически. Раньше на те же действия в двух системах могло уходить до получаса.
Менеджерам больше не нужно следить за email-уведомлениями, искать нужную задачу в Jira и вручную переносить оттуда информацию. Комментарии, файлы и статусы собираются в чате Битрикс24, поэтому важная информация не теряется при обмене между системами.
В ближайшее время добавим возможность выбирать в Битрикс24 исполнителей, которые работают только в Jira и не зарегистрированы в CRM. Следующим этапом станет дашборд в CRM, где менеджеры смогут видеть статусы задач по всем проектам на одном экране.
Сроки. Проект длился 3 месяца: разработчик занимался им между коммерческими задачами. Похожую интеграцию с нуля можно реализовать за 1–2 месяца в зависимости от сложности и функционала.
Команда. В проекте участвовали два специалиста implecs — разработчик и руководитель проекта.
