Кейсы «1C:ERP» в производстве, торговле и услугах: внедрение, сопровождение и доработки

Руководители выбирают «1С:ERP», чтобы эффективнее управлять бизнесом, оптимизировать затраты, увеличить прибыль. Но при всей прогрессивности и мощности, эта программа — очень сложная система, которую необходимо правильно настроить и адаптировать под свои процессы. «1С:ERP» дорабатывают либо силами штатных разработчиков, либо обращаются за этим к подрядчикам и франчайзи.

Специалистов implecs привлекают на проекты внедрения и доработок «1C:ERP» с 2015 года. Ниже — несколько кейсов о сложностях, которые бывают при сопровождении и переходе с других конфигураций, и о том, как правильно настроенная ERP повышает эффективность бизнеса. Из-за требований NDA названия компаний-заказчиков скрыты, но мы можем описать задачи, с которыми они обращались.

Сопровождение «1С:ERP»

К нам обращаются клиенты с уже внедренной программой, чтобы мы исправили ошибки, возникшие при переходе, обучили сотрудников работать в системе или доработали функционал.

Исправить ошибки по регламентированному учету

Заказчик: производитель пластиковых элементов декора с уже внедренной «1С:ERP»

Дата проекта: лето 2019 года

Задача: после перехода на «1C:ERP» в учете появлялись ошибки, которые не мог устранить предыдущий подрядчик. Нас попросили найти ошибки по регламентированному учету и по МСФО и объяснить, почему они возникают, как их устранить и не допускать в дальнейшем.

Мы выяснили, что много ошибок в системе возникло из-за некорректного перевода номенклатуры из одного состояния в другое. Учредитель заказчика — бельгийское предприятие, и поначалу клиент перепродавал материалы, изготовленные в Бельгии. В «1С:ERP» в позициях номенклатуры их обозначали как «товар для перепродажи». Они проходили по 41-му счету. Потом заказчик освоил технологии и наладил производство в России. В справочнике номенклатуры поменяли настройку с «товара для перепродажи» на «выпускаемое готовое изделие», которое проходит по 43-му счету. По проводкам все было хорошо, но на остатках в программе по-прежнему лежал «товар для перепродажи».

Таким образом товары поступали по 41-му счету, а продавали их по 43-му, хотя это совершенно разные счета учета. У предмета, купленного на перепродажу, и изготовленного изделия разная себестоимость, они по-разному попадают в декларацию по налогу на прибыль, на них по-разному распределяются затраты. Из-за неправильного перевода номенклатуры в учете компании появились операции, противоречащие правилам финансовой отчетности.

Также ошибки в системе возникли потому, что документ «Операция регламентированного учета», который еще называют «бухсправка», использовали для проведения тех хозяйственных операций, в которых его применять нельзя. В «1С:ERP» управленческий и оперативный учеты идут параллельно и зависят друг от друга. Бухсправка делается только по регучету, поэтому через нее нельзя оформлять сторно документов или проводить взаиморасчеты. Неверное использование «Операции регламентированного учета» влечет за собой расхождение в оперативном и регламентированном контурах.

Мы предоставили клиенту список ошибок, которые есть в системе, и постепенно их исправили. Сейчас компания совершенствует бизнес-процессы, и мы пишем для нее подсистему согласования документов. Например, заказчик хочет не просто создавать бюджеты закупок, но и контролировать процесс. Мы создаем доработку, которая не даст произвести покупку, если сумма не укладывается в запланированный бюджет.

Заполнить нормативную базовую информацию и загрузить номенклатуру

Заказчик: дочерняя компания холдинга алкогольной продукции

Дата проекта: лето 2019 года

Задача: холдинг перешел на ERP, и этой фирме другой подрядчик стандартной обработкой перенес данные из «1С:Бухгалтерия 2.0» в «1С:ERP». После переноса информация в программе клиента отображалась некорректно, пользователи не могли разобраться, почему так происходит, а у бухгалтера не получалось ничего свести. Нас попросили разобраться в ситуации.

Сначала мы заполнили нормативную базовую информацию для классификации номенклатуры, клиентов-контрагентов, поставщиков, научили сотрудников правильно оформлять договоры и настроили отдельно для организации группы финансового учета. Потом мы повторно загрузили номенклатуру, которую до этого клиенту перенесли стандартной обработкой, и остатки.

Изюминка проекта была в том, что в рамках одной базы ERP работает несколько предприятий холдинга, и требовалось перевести данные одной организации так, чтобы не сбить учет «соседкам». У нас было ограничение по функциональным настройкам, и дорабатывать почти ничего было нельзя.

В результате в тех документах, которые можно сопоставить с «Бухгалтерией» и ERP, мы догнали учет за полгода, и бухгалтеры, наконец-то, увидели дебет-кредит и смогли сформировать финансовый результат. Если бы ситуацию не исправили, специалисты не сдали бы декларации, у компании образовалась бы задолженность по налогам и пришлось бы платить пени и штрафы.

Провести консультации по методологии учета

Заказчик: производитель сыров

Дата проекта: лето 2019 года

Задача: после перехода с помощью стандартной обработки информация в ERP не совпадала с данными в «Бухгалтерии». Разобраться самостоятельно пользователи не могли. Нас попросили объяснить, как перенастроить нормативно-справочную информацию, и скорректировать загруженные документы.

Мы провели для сотрудников клиента несколько консультаций по методологии учета:

• объяснили, как лучше делать договоры и соглашения, заполнять справочники;
• помогли поменять виды номенклатуры, поправить группы финансового учета номенклатуры;
• показали, как исправить документы, загруженные из «Бухгалтерии».

Документов было немного, но после стандартного перехода пришлось поправить 60% того, что загрузили.

Наши специалисты не рекомендуют использовать стандартные обработки по переносу данных, так как у конфигураций разные методики, и 60–80% загруженных данных придется перебивать вручную. Лучше сразу обратиться к разработчикам, которые напишут обработки для безопасного перехода.

Доработки «1С:ERP» при переходе с другой конфигурации

Мы помогаем заказчикам перейти на «1С:ERP» с другой конфигурации и доработать систему под нужды бизнеса.

Доработать блоки «1С:ERP» на этапе внедрения

Заказчик: производитель молочных продуктов

Дата проекта: весна 2018 года

Задача: перейти с «1С:УПП» на «1С:ERP» и перенести доработки из одной конфигурации в другую.

Сначала нас попросили перенести часть доработок из одной конфигурации в другую. Например, в «1С:УПП» хорошие результаты при приемке и отгрузке товара показал инструмент «Корректировка задолженности». Он позволял быстро оприходовать товар. Заказчик хотел, чтобы такая же доработка появилась в «1С:ERP». Мы написали аналог инструмента и добавили его в систему.

После этого клиент расширил пул задач и попросил нас заняться переходом с «1С:УПП» на «1С:ERP». Сначала мы перенесли разработки, которые нравились заказчику и хорошо показали себя в предыдущей конфигурации. Потом вместе с клиентом, исходя из нужд предприятия, начали разрабатывать новый функционал с нуля.

Заказчик четко понимал, что нужно, и грамотно ставил задачи. Он хотел, чтобы программа была удобной и быстро работала. За год сотрудничества молокозавод полностью перешел на ERP и подстроил бизнес-процессы под себя.

Некоторые задачи, которые мы решили на этом проекте:

• Реализовали обработку по распределению затрат. Она помогает кассиру в два раза быстрее составлять ежедневный отчет по должникам для руководства.
• Написали отчеты, которые помогли сократить возвраты. У молокозавода был клиент, который постоянно возвращал много просрочки. Нас попросили разобраться в ситуации. Выяснилось, что клиент заказывал больше продукции, чем мог реализовать. Мы подготовили отчеты, с помощью которых предприятие наладило отгрузки товара в соответствии с реальными продажами клиента. Это уменьшило количество возвратов и сократило убытки молокозавода.
• Сделали отчет по недопоставкам, который помог выявить причины ошибок при комплектации заказов и снизить логистические расходы. Молокозавод — огромное предприятие со множеством складов, откуда развозят продукцию в оптовые и розничные магазины, собственные торговые точки. Проблема была в пересортице и недовозе. Приемщики товара в магазинах часто жаловались, что одну позицию не доложили, другой, наоборот, прислали слишком много, а третью вообще забыли привезти.

Мы собрали информацию по реализации и возвратам и выявили, на каких складах чаще всего допускают ошибки при комплектации заказов. Благодаря отчету клиент оптимизировал работу кладовщиков и уменьшил недопоставки, вследствие чего сократились возвраты, претензии и транспортные расходы.

На проектах внедрения мы не просто устанавливаем программу и даем инструкции, но и минимум месяц после перехода сопровождаем клиента, чтобы убедиться, что система нормально функционирует, а людям удобно в ней работать. При таком подходе пользователи спокойно привыкают к новой программе и у них не возникает потребности вернуться к старой системе.

С апреля 2018 года фирма «1С» перестала продавать «1С:УПП». Поддержка «1С:УПП» закончится 1 мая 2022 года, а это значит, что программа не будет обновляться и соответствовать законодательству. Пользователям «1С:УПП» придется переходить на другую конфигурацию, например, на «1С:ERP» или на «1С:Комплексная автоматизация 2.4».

Если вы столкнулись с необходимостью перехода с «1С:УПП», предлагаем не затягивать с обновлением до окончания поддержки. Мы поможем вам безопасно внедрить систему и доработать ее под ваши бизнес-процессы. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить проект.