Ситуация
В implecs сотрудники могут компенсировать часть расходов за счет компании: ДМС, мебель и технику для рабочего места, занятия английским, консультации психолога. Также в компании работает система благодарностей «Спасибо» с бонусами, которые можно копить и тратить.
Раньше процесс выглядел так:
- Сотрудник отправлял заявку с чеком по электронной почте.
- Письмо превращалось в таск в Jira.
- Бухгалтер вручную забирал данные из Jira, сверял чеки и создавал разовые начисления в учётной системе.
В чем были проблемы:
- Человек не видел актуальные остатки своих лимитов. Чтобы узнать, сколько денег осталось на технику или ДМС, приходилось обращаться в бухгалтерию.
- Каждая заявка обрабатывалась отдельно, а данные о покупках, компенсациях и чеках не хранились в одном месте.
- Для разных компенсаций действовали свои сроки обновления лимитов, что усложняло их учет.
Задача
Разработать веб-приложение для сотрудников, перенести в него работу с корпоративными компенсациями и автоматизировать передачу заявок в 1С:Комплексную автоматизацию.
Вторая задача проекта была внутренней — разобраться в возможностях 1С:Элемент и понять, для каких клиентских проектов можно использовать эту технологию.
Решение
Для разработки приложения выбрали 1С:Элемент. Работа велась в облачной среде через браузер.
Перенесли данные о компенсациях в 1С
Учет покупок, компенсаций и чеков организовали в 1С:Комплексной автоматизации. Данные из учетной системы передаются в «Плюшки компании», а заявки сотрудников — обратно в 1С:КА.
- Создали документы для хранения данных о покупках, компенсациях и прикрепленных чеках.
- Написали алгоритм автоматического обновления лимитов: система сама проверяет даты в регистре и обновляет доступные суммы по категориям с нужной периодичностью — раз в месяц, год или 5 лет.
Собрали личный кабинет на 1С:Элемент
В приложении сделали разделы для ДМС, мебели и техники, английского языка, психолога и других компенсаций. Сотрудник может:
- посмотреть доступный лимит и остаток;
- увидеть историю расходов с датами и суммами;
- подать заявку на компенсацию;
- проверить данные по каждой корпоративной льготе.
Приложение работает в браузере и адаптируется под экран компьютера, телефона или планшета. Устанавливать отдельное мобильное приложение не нужно.
Связали приложение с 1С:КА через HTTP-сервисы
Интеграцию между 1С:Элементом и 1С:Комплексной автоматизацией реализовали через HTTP-сервисы.
- Пользователи авторизуются в веб-приложении по корпоративной почте. Для сопоставления физлиц в двух системах используется ИНН.
- Когда сотрудник оформляет заявку, данные передаются в 1С:КА, где создается документ для бухгалтера.
- Бухгалтер проверяет прикрепленный чек и сумму, а затем нажимает кнопку «Оформить разовое начисление».
- Сотруднику приходит письмо с результатом — заявка одобрена или отклонена. В письме также указывается планируемая дата выплаты.
Следующий этап развития — статусы внутри приложения. После отправки пользователь сможет видеть, где находится заявка: «Отправлена в бухгалтерию», «В работе» или «Выполнено».
Освоили новый стек и обошли платформенные ограничения
По 1С:Элементу пока меньше готовых примеров и материалов, чем по классической платформе 1С, а часть привычных инструментов отсутствует или работает иначе. Поэтому некоторые решения приходилось искать и проверять на практике.
В процессе разработки команда разобралась с инструментами платформы и особенностями интеграции с 1С:Комплексной автоматизацией.
Развиваем приложение после запуска
Продолжаем дорабатывать «Плюшки компании» по обратной связи сотрудников. В планах:
- добавить статусы заявок;
- развивать категории бонусов «Спасибо»;
- сделать отчеты для HR и бухгалтерии по использованию компенсаций.
Отчеты помогут понять, какие льготы востребованы у сотрудников, а какие нужно пересмотреть.
Результат
- Собрали сервис самообслуживания для сотрудников
Около 180 человек могут самостоятельно посмотреть лимиты, остатки и историю расходов, не запрашивая эти данные у бухгалтерии.
- Упростили обработку заявок
Данные из «Плюшек компании» передаются в 1С:КА автоматически. Бухгалтеру остается проверить чек и сумму и оформить разовое начисление.
- Автоматизировали обновление лимитов
Доступные суммы обновляются в 1С:КА с учетом установленной для каждой категории периодичности.
- Получили практический опыт работы с 1С:Элементом
Команда освоила платформу на реальной задаче и теперь может использовать полученный опыт при разработке клиентских решений.
Длительность
Проект занял около 6 месяцев от идеи до запуска. Значительная часть времени ушла на изучение возможностей 1С:Элемент и согласование требований.
Команда
Над проектом работали 3 человека:
- Руководитель проекта собирал требования и обратную связь сотрудников, формировал задачи, переносил изменения в рабочую среду.
- Разработчик занимался приложением на 1С:Элемент и доработками 1С:Комплексной автоматизации.
- Тестировщик проверял решение.
