Как скорректировать взаиморасчеты с сотрудниками в ЗУП и сэкономить 2 месяца работы

Ситуация

Остатки в регистрах взаиморасчетов с сотрудниками возникают по разным причинам, например:

• неправильно указали статью расходов или вид дохода исполнительного производства;
• сделали начисление по одному подразделению, а выплатили по другому;
• по одному документу выплатили больше чем начислено, а по другому — меньше.

Раньше такая проблема легко решалась созданием технического документа «Ведомость в кассу» с подбором всех сотрудников. При его проведении «пересортица» в остатках зарплаты списывалась.

Но с 2023 года ведомость делает движения в регистры доходов по НДФЛ на дату ведомости, что искажает картину отчетности по налогу. Кроме того, ведомостью нельзя списать отрицательные суммы (переплаты).

Задача

Заказчику была нужна корректировка 3-х регистров накопления: «Зарплата к выплате», «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками». Суммарно — более 7000 записей, которые нужно проанализировать и «списать».

Решение

Непредвиденные трудности. Мы приступили к работе и сразу столкнулись с двумя факторами, осложняющими ситуацию:

• заказчик уже пытался корректировать записи, из-за чего картина в регистрах стала «не симметричная»;
• политика безопасности организации не позволяла завести в программу пользователя с полным доступом для корректировок.

Универсальная обработка. Для решения задачи программист создал обработку, которая анализирует остатки в регистрах, выводит расхождения в виде таблицы, позволяет выбрать нужные корректировки и создать или дозаполнить документ «Перенос данных». Можно выбрать сотрудников для анализа или наоборот исключить (например, тех, у кого есть долг по зарплате и не истекли 3 года для списания).

Обработка создаёт документ «Перенос данных» в привилегированном режиме, поэтому ее может запускать пользователь без полных прав. При этом у пользователя должна быть роль, позволяющая читать документ «Перенос данных».

Результат

Корректировка одной записи с анализом обычно занимает 2–5 минут. На ручную обработку всех 7000 записей ушло бы минимум 230 часов, то есть два месяца работы. С помощью обработки списание задолженности и корректировка взаиморасчетов заняли всего 10 часов.

Приятным бонусом заказчик

• навел порядок в отчетах, в том числе отчетах для руководства — так как нет лишних остатков, которые приходится вычищать вручную при выгрузке;
• сэкономил время на вычищении зависших строк из ведомостей;
• обезопасил себя от ошибок в отчетности НДФЛ из-за нечаянно пропущенных сумм прошлых периодов в ведомостях.

Созданная обработка универсальна. Она успешно работает в ЗУП, а после небольшой кастомизации вида создаваемого документа подойдет для ERP, КА и БП.

Обработка пригодится, когда:

• «Лезут» незакрытые выплаты прошлых лет. Например, в ведомости на выплату заполняются пустые строки или суммы с припиской «в том числе за…» и указаны прошлые периоды.
• Отражаются несуществующие долги. Например, сотрудник уволен, долгов по нему нет, но в ведомостях или отчетах (расчетный листок, полный свод и т.п.) фигурирует сумма задолженности.
• Возникает пересортица по кодам вида дохода, или по подразделениям (начислили по одному, а выплатили по другому), или по статьям дохода, или по статьям финансирования, в результате чего есть переплата по одним аналитикам и недоплата по другим.

Во всех случаях обработка наведет порядок в базе. Узнайте подробности на бесплатной демонстрации, оставьте заявку в форме обратной связи.