Ситуация
Остатки в регистрах взаиморасчетов с сотрудниками возникают по разным причинам, например:
- неправильно указали статью расходов или вид дохода исполнительного производства;
- сделали начисление по одному подразделению, а выплатили по другому;
- по одному документу выплатили больше чем начислено, а по другому — меньше.
Раньше такая проблема легко решалась созданием технического документа «Ведомость в кассу» с подбором всех сотрудников. При его проведении «пересортица» в остатках зарплаты списывалась.
Но с 2023 года ведомость делает движения в регистры доходов по НДФЛ на дату ведомости, что искажает картину отчетности по налогу. Кроме того, ведомостью нельзя списать отрицательные суммы (переплаты).
Задача
Заказчику была нужна корректировка 3-х регистров накопления: «Зарплата к выплате», «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками». Суммарно — более 7000 записей, которые нужно проанализировать и «списать».
Решение
Непредвиденные трудности. Мы приступили к работе и сразу столкнулись с двумя факторами, осложняющими ситуацию:
- заказчик уже пытался корректировать записи, из-за чего картина в регистрах стала «не симметричная»;
- политика безопасности организации не позволяла завести в программу пользователя с полным доступом для корректировок.
Универсальная обработка. Для решения задачи программист создал обработку, которая анализирует остатки в регистрах, выводит расхождения в виде таблицы, позволяет выбрать нужные корректировки и создать или дозаполнить документ «Перенос данных». Можно выбрать сотрудников для анализа или наоборот исключить (например, тех, у кого есть долг по зарплате и не истекли 3 года для списания).
Обработка создаёт документ «Перенос данных» в привилегированном режиме, поэтому ее может запускать пользователь без полных прав. При этом у пользователя должна быть роль, позволяющая читать документ «Перенос данных».
Результат
Корректировка одной записи с анализом обычно занимает 2–5 минут. На ручную обработку всех 7000 записей ушло бы минимум 230 часов, то есть два месяца работы. С помощью обработки списание задолженности и корректировка взаиморасчетов заняли всего 10 часов.
Приятным бонусом заказчик
- навел порядок в отчетах, в том числе отчетах для руководства — так как нет лишних остатков, которые приходится вычищать вручную при выгрузке;
- сэкономил время на вычищении зависших строк из ведомостей;
- обезопасил себя от ошибок в отчетности НДФЛ из-за нечаянно пропущенных сумм прошлых периодов в ведомостях.
Созданная обработка универсальна. Она успешно работает в ЗУП, а после небольшой кастомизации вида создаваемого документа подойдет для ERP, КА и БП.
Обработка пригодится, когда:
- «Лезут» незакрытые выплаты прошлых лет. Например, в ведомости на выплату заполняются пустые строки или суммы с припиской «в том числе за…» и указаны прошлые периоды.
- Отражаются несуществующие долги. Например, сотрудник уволен, долгов по нему нет, но в ведомостях или отчетах (расчетный листок, полный свод и т.п.) фигурирует сумма задолженности.
- Возникает пересортица по кодам вида дохода, или по подразделениям (начислили по одному, а выплатили по другому), или по статьям дохода, или по статьям финансирования, в результате чего есть переплата по одним аналитикам и недоплата по другим.
Во всех случаях обработка наведет порядок в базе. Узнайте подробности на бесплатной демонстрации, оставьте заявку в форме обратной связи.
