Заказчик

Компания «Стандартпарк» — производитель комплексных решений для водоотведения, инженерного оборудования зданий и благоустройства территорий. Компания работает в России, Беларуси, Казахстане, Узбекистане.

Задача

Перенос и автоматизация блока кадрового учета и заработной платы из 1С:УПП в 1С:КА.

Результат

С января 2025 года заказчик перешел на 1С:КА. Бухгалтерия успешно рассчитала зарплату. Сотрудники кадровой службы и расчетного отдела успешно выполнили рассылку кадровых приказов и расчетных листов из новой системы

Ситуация

Заказчик использует продукт 1С:УПП (УПП), где ведет кадровый учет и расчет зарплаты. Учет хорошо автоматизирован и работает корректно. Однако с 2026 года УПП больше не будет поддерживаться фирмой 1С и поэтому заказчик решил перейти на 1С:Комплексная автоматизация (КА).

Программный продукт был выбран и приобретен заранее. Заказчик обратился в implecs, чтобы специалисты провели непосредственные работы по переносу функционала в новую систему.

Задача

Внедрение кадрового и зарплатного модуля включало следующие задачи:

1. Перенести кадровый учет и расчет зарплаты из УПП в КА, сохранив текущую функциональность.

2. Обучить пользователей работать в новой программе.

3. Оказать консультационную поддержку пользователям после переноса данных.

Решение

Для выполнения проекта мы использовали гибридный подход. Проект был разбит на несколько последовательных этапов. Внутри этапов работали по методологии Agile. Такой подход позволил дать оптимальную оценку работ и гибко подстроиться под изменяющиеся требования заказчика в ходе проекта.

Обследование и моделирование

Провели опрос руководителей и собрали необходимую информацию о компании, учете, бизнес-процессах и требованиях заказчика.

Проанализировав полученные результаты, сформировали реестр функциональных разрывов между УПП и КА. На небольшой выборке данных проверили, как перекладываются привычные процессы из УПП в КА, и какие из них закроются типовым функционалом, а какие потребуют доработок. Например, у заказчика в УПП были доработки по воинскому учету, а в КА они оказались не нужны, потому что хватает типового функционала.

Проектирование и разработка

По итогам каждого этапа, описанного в коммерческом предложении, перечень работ может меняться: что-то неучтенное добавляется, что-то заказчик может осуществить своими силами. У компании «Стандартпарк» есть собственный ИТ-отдел, который взял на себя большую часть работ на этапе проектирования и разработки, чтобы сэкономить бюджет.

Передать на сторону клиента можно не все работы. Например, полную выверку данных — нельзя, и вот почему:

— При переносе могут возникнуть проблемы, которые нужно оперативно решать;

— Требуется хотя бы частичная проверка данных для гарантии качества работ.

Однако доработки (например, создание внешних печатных форм) можно спокойно оставлять заказчику, если у него есть свои ресурсы.

На этом этапе мы реализовали в КА загрузку премий из Excel, тем самым оптимизировали работу сотрудников. Раньше расчетчики считали и вручную переносили суммы премий из Excel в 1С. Теперь вместо длительного ручного заполнения документа загрузка сумм занимает меньше минуты.

Тестовый перенос данных

После обследования и моделирования сделали технический перенос данных рекомендованным способом (остатки на нужную дату). В КА провели анализ полноты перенесенных данных, очистили возможные дубли и сделали частичную выверку НСИ и среднего заработка для больничных и отпускных.

В результате выяснилось, что типовыми правилами не переносится часть важной информации. Мы проанализировали ошибки переноса данных, вместе с заказчиком обсудили возникшие сложности и нашли способы их исправления.

Улучшения учета. Мы не только переносили учет, но и предлагали заказчику возможные улучшения в части ведения учета и настроек видов начислений.

Проанализировали виды начислений и удержаний, которые использовались в УПП. Часть из них закрыли типовым функционалом КА, часть усовершенствовали, чтобы расчет стал точнее и быстрее. Например, раньше месячная премия рассчитывалась по разным алгоритмам для разных категорий персонала. В УПП это было одно начисление, которое приходилось корректировать вручную. В КА для каждой категории сотрудников мы создали несколько видов начислений премий со своими формулами расчета.

Доработали формулу расчета для доплаты за работу в ночное время для сотрудников на сделке и на окладе.

Все эти работы выполнили в конце 2024 года. Нам была нужна уверенность, что в момент реального переноса на 1 января все пройдет гладко. Поэтому все шероховатости проработали заранее.

Подготовка к реальному переносу данных. Аналитик implecs составил чек-лист действий, которые нужно оперативно выполнить заказчику и нашим специалистам после итогового переноса данных. Благодаря этому чек-листу, в январе мы точно знали, что делать, и быстро прошли необходимые шаги. Об этом этапе расскажем далее.

Обучение пользователей

После переноса данных организовали обучение пользователей на копии тестовой базы. Программа включала 6 практических занятий с теорией и проверкой домашних заданий.

План обучения составляли вместе с заказчиком, адаптируя содержание под специфику компании. К каждому разделу подготовили примеры на основе реальных данных. В отличие от типовых курсов, где часто используются абстрактные примеры, наши задачи были разработаны по конкретным сценариям из повседневной жизни клиента.

Это было полноценное обучение с индивидуальным подходом, затрагивающее все аспекты, которые нужны сотрудникам в работе. Программа включала в себя блоки:

• Настройка программы;

• Работа с нормативно-справочной информацией;

• Кадровый и воинский учет;

• Расчет и выплата зарплаты;

• Отражение зарплаты в бухучете;

• Расчет налогов и взносов;

• Формирование регламентированной отчетности.

Специалисты выполняли домашние задания со своими реальными данными, сотрудниками и остатками. Мы не рассматривали то, что им не нужно, а брали только то, с чем они каждый день сталкиваются на работе. Такой подход помог сотрудникам заказчика быстрее освоиться в новой системе еще до начала опытно-промышленной эксплуатации.

Обучение прошли кадровая служба, расчетный отдел, бухгалтеры. Заказчик записывал занятия, чтобы сотрудники могли возвращаться и пересматривать их.

Остальные этапы

Опытно-промышленная эксплуатация в 2024 году. Перед основным переносом данных у нас остался приличный запас времени. Весь месяц мы были на связи, но это был спокойный декабрь. Сотрудники заказчика могли завершить свои дела, отпраздновать корпоративы или сходить в отпуск.

Повторный перенос данных стартовал в первые рабочие дни года. Заказчик закрыл зарплату 10 января, а с 13 числа мы начали выполнять технический перенос. Времени было мало: 25 января заказчик планировал выплатить аванс сотрудникам уже из новой программы.

Настройка базы и полная выверка данных продлились до конца января. Благодаря заранее подготовленному чек-листу, мы с заказчиком оперативно сделали нужные настройки и параллельно запустили финальный этап.

Опытно-промышленная эксплуатация в 2025 году. Во второй половине января специалисты «Стандартпарк» начали полноценно работать в КА, а мы завершали выверку данных, консультировали сотрудников и решали возникающие вопросы.

Обычно при внедрении КА подразумевается переходный период. В восьми или даже девяти случаев из десяти предприятия ведут параллельный учет в двух программах: старой и новой. Этот период может продлиться до 3 месяцев.

На проекте «Стандартпарк» переходного периода не было. С самого начала мы планировали процесс таким образом, чтобы не усложнять жизнь заказчику и избежать необходимости в двойном учете.

Юлия, руководитель проектов

Пока шел проект, мы регулярно встречались с клиентом для обсуждения текущих задач. В пятницу 14 февраля состоялась последняя статус-встреча. На ней проект по дистанционному внедрению блока кадрового учета и расчета заработной платы в 1С:КА был официально завершен.

Итоговый график проекта выглядел так.

После этапа обследования и моделирования в конце года мы делали тестовый перенос, обучали людей и проверяли домашние задания. В первые рабочие дни января сделали перенос данных на 1 число и правильно настроили систему по заготовленному чек-листу. После чего выполнили частичную выверку, запустили людей работать в КА и параллельно отвечали на вопросы. Начав опытно-промышленную эксплуатацию, завершили полную выверку данных.

Непредвиденные сложности

Иногда во время проекта возникают обстоятельства, которые серьезно меняют ход работ или затягивают длительность этапов. С компанией «Стандартпарк» такого не происходило. Но с небольшими трудностями в ходе работы мы все-таки столкнулись.

Проблема с выгрузкой данных типовыми правилами. Оказалось, что типовые правила обмена не переносят трудовые функции, воинский учет и адреса электронной почты физических лиц. В правила таких реквизитов не заложено.

Когда мы выявили этот нюанс, разработчики на стороне заказчика доработали правила своими силами. Затем они самостоятельно загрузили недостающие данные в КА.

Непростой учет. В части учета зарплаты заказчик применяет разнообразные варианты расчетов. К ним относятся повременная и сдельная оплата труда, сложные виды начислений (премии, доплаты за сверхурочную работу, различные компенсационные выплаты), прочие доходы (вознаграждения совета директоров, аренда транспорта, подарки сотрудникам), оплата по договорам ГПХ, займы сотрудникам. В компании используется более 40 графиков работы: графики нормальной продолжительности рабочего времени, неполного и сокращенного рабочего времени, сменные графики.

Все эти механизмы были автоматизированы в УПП и хорошо работали. Нам нужно было переработать этот непростой учет и правильно настроить его в КА в кратчайшие сроки.

Изменение законодательства в части НДФЛ. Для того чтобы специалисты заказчика правильно рассчитали аванс, зарплату и НДФЛ с учетом изменений в законодательстве с 2025 года, пришлось оперативно обновить КА.

После обновления мы столкнулись с ошибками. В программе были доработаны регистры и появились новые реквизиты, которые оказались незаполненными. Нам пришлось оперативно корректировать данные по вычетам и заполнять пустые поля в документах «Перенос данных».

Результат

С января 2025 года заказчик работает в 1С:КА. Специалисты «Стандартпарк», занятые в расчете зарплаты, не почувствовали сложностей при переходе, им не пришлось вести двойной учет в УПП и КА. Они были хорошо подготовлены на этапе моделирования и обучения, поэтому сразу начали работать в новой системе.

Сотрудники кадровой службы и расчетного отдела успешно выполнили рассылку кадровых приказов и расчетных листов. Если бы данные перенеслись неправильно или требовались доработки, логичнее было бы направить информацию из УПП, ведь там все настроено. Но это не понадобилось, что подтверждает успешность внедрения и корректность работы новой КА.

Проект компании «Стандартпарк» шел в штатном режиме. В нем не было какой-то нестандартной новизны, но тут главное в другом.

Проект был реализован от и до. От первоначального обследования до опытно-промышленной эксплуатации, включая полноценное обучение сотрудников и консультационную поддержку.

Полностью дистанционное внедрение. Мы ни разу не выезжали на производство к заказчику. Работа была на 100% проведена удаленно.

Точно в срок и без проблем. Вместе с заказчиком мы хорошо отработали переход и четко уложились в установленные сроки. Руководители ИТ-службы заказчика сказали: «Бухгалтерия насчитала зарплату без проблем, значит, проект выполнен успешно».

Для компании «Стандартпарк» критерием успешности проекта было правильно рассчитать и выплатить людям зарплату в КА. Они отлично справились.

Юлия, руководитель проектов

На момент написания этого материала заказчик перешел на этап сопровождения. Мы постоянно на связи и у нас есть договоренность поддержать клиента во время первой сдачи отчетности в новой программе в апреле 2025 года.

Команда. Со стороны заказчика в проекте участвовали 8 человек: руководитель службы информационных технологий, руководитель проектов по развитию информационных технологий, главный бухгалтер, аналитик, консультант, два бухгалтера по учету заработной платы и ведущий специалист по кадрам.

Со стороны implecs — 5 человек: руководитель проекта, ведущий аналитик по кадровому учету и расчету заработной платы, аналитик по кадровому учету и расчету заработной платы, технический писатель, разработчик.

Длительность. Проект планировался на 15 недель, но по желанию заказчика был увеличен на 2 недели. Дополнительное время понадобилось сотрудникам заказчика, чтобы получить больше консультаций по новой КА.