Переход на ERP был очень рациональным решением. Прежде всего, с точки зрения оптимального расходования бюджета на внедрение. Заказчик внимательно анализировал любые доработки. В результате перешел на максимально типовой функционал, что облегчает и удешевляет последующее обновление программного продукта. Когда во время опытно-промышленной эксплуатации пользователи просили доработать отчет или печатную форму, заказчик скрупулезно оценивал эту потребность и только потом выходил на согласование. Такой подход позволил сэкономить бюджет на внедрение. Кроме того, мы уложились в сжатые для подобных проектов сроки. Этому способствовали не сильно усложненные бизнес-процессы заказчика в блоках продаж, закупки и складского учета. А также грамотная работа аналитиков и разработчиков.
Переход с 1С:УПП на 1С:ERP в «УАЗ-Автокомпонент»
Задача
Руководство «УАЗ-Автокомпонент» поставило задачу перейти с УПП на ERP. Управление производственным предприятием — программа, которая больше не поддерживается фирмой 1С. Этот продукт морально устарел и, главное, перестал отвечать требованиям современного законодательства.
Вторая задача — при переходе максимально задействовать типовой функционал ERP. Старая 1С:УПП была сильно модифицирована и теперь заказчик хотел использовать готовое решение с минимальными доработками.
Решение
Пошагово процедура перехода с УПП на ERP выглядела так:
-
Начали с обследования. Пообщались с сотрудниками заказчика, определили их потребности, выяснили нюансы, нарисовали и описали бизнес-процессы.
-
Провели моделирование. Увидели, как рабочие процессы лягут в новую ERP.
-
Прошли согласование. Определили, какие понадобятся доработки и что будет реализовано типовым функционалом. Разграничили, какие остатки перенесем мы, какие — сотрудники заказчика.
-
Составили технические задания, выполнили разработку и собрали все в одной базе ERP.
-
Провели для сотрудников заказчика онлайн-обучение в Zoom по работе в новой программе.
Хотя и 1С:УПП, и 1С:ERP нужны для управления предприятием, это принципиально разные программы. У них отличаются интерфейс и внутренние документы. Поэтому сотрудникам понадобилось обучение и инструкции для дальнейшей работы.
В новую ERP переехали продажи, складской, производственный, регламентированный и финансовый учет. У заказчика оказались не самые сложные бизнес-процессы, поэтому мы переводили сразу все подсистемы.
Столкнулись с непредвиденными сложностями
В начале работы выяснилось, что УПП и база данных располагались на чужих ресурсах. Собственно, решение отказаться от устаревшей УПП в пользу ERP было продиктовано в том числе желанием обрести техническую независимость.
Заказчик приобрел сервер, и новую 1С мы ставили уже на него. Сложности, однако, были в том, что у нас отсутствовал полноценный доступ в УПП. Поэтому приходилось искать нестандартные решения для сбора остатков из старой базы.
Упорядочили закупочную деятельность
По просьбе заказчика мы разработали нетиповой для ERP функционал закупочной деятельности. Закупки происходят через заявки:
Сотрудники формируют заявки → согласовывают их → отправляют закупщику → закупщик создает заказ поставщику.
Все это происходит в одном месте. Не нужно вести Excel, писать заявки на бумаге и переписываться в почте. Закупщик видит все потребности разом и ничего не упускает.
Оставили упрощенный учет производства
Заказчик оформляет выпуск продукции одним документом «Производство без заказа», как было раньше в УПП. Хотя ERP позволяет вести детальную аналитику по заказам с расчетом себестоимости в разных разрезах. Однако клиент решил временно оставить в производственной подсистеме упрощенный выпуск продукции.
Это понадобилось, чтобы не увязнуть во внедрении. Дело в том, что все сложности и нюансы на заводе возникают именно на производстве. Поэтому заказчик решил первое время после перехода работать привычным способом. В дальнейшем — перейти на позаказный метод учета и планирование производства.
Плавно перешли на ERP
После закрытия года в УПП мы перенесли остатки в ERP. Полгода заказчик работал в режиме опытно-промышленной эксплуатации. Сотрудники продолжали работать в УПП, как обычно, и одновременно дублировали операции в ERP.
В июне заказчик закрыл полугодие в ERP, оценил результат и с июля перешел на полноценную работу в новой системе. Необходимость параллельно вести учет в УПП отпала.
Как переход повлиял на работу сотрудников
Раньше сотрудники мирились с несовершенством УПП и какие-то моменты пересчитывали в Excel. С переходом на ERP ручные перепроверки оказались не нужны. Появились новые схемы работы и более широкий функционал. Например:
— Раньше сотрудники не пользовались ордерной схемой в складском учете. В ERP они увидели, что это удобно. Теперь кладовщики отвечают документами за приемку товара, а бухгалтеры — за финансовую часть бухгалтерскими документами. Разница во времени между поступлением товара и приходом документов позволила разделить эту ответственность.
— В УПП не было функционала плановой калькуляции себестоимости. Ее считали в другой программе и обработками перегружали в свою УПП. Теперь расчет себестоимости происходит в одном месте и вспомогательные инструменты больше не нужны.
В ERP заказчик самостоятельно определяет необходимую функциональность. Понадобился новый отчет — сотрудники настроили сами или отдали на доработку. Раньше любые изменения проходили через длинную цепочку согласований и выполнялись подолгу.
Результат
В 1С:ERP работать стало проще и быстрее. Раньше в 1С:УПП, если происходило изменение законодательства, нужно было согласовать доработки, дождаться их, а в это время как-то перестроить процессы, чтобы ничего не нарушать. Новая программа отвечает требованиям законодательства и легко настраивается под нужды сотрудников.
Команда. Со стороны implecs над проектом работали 4 аналитика и 3 разработчика 1С. Внедрение шло типовым функционалом и требовало много аналитического труда. Поэтому у аналитиков оказалось больше работы, чем у программистов.
Сроки. Проект занял полтора года. В рамках года прошло обследование, моделирование, разработка, обучение и перенос остатков. Полгода заняла опытно-промышленная эксплуатация, консультации пользователей и доработки.