Как работать с электронными перевозочными документами (ЭПД)

С 1 сентября 2026 года основные документы для перевозки грузов нужно оформлять в электронном виде и передавать в государственную информационную систему ГИС ЭПД. Новые правила касаются не только перевозчиков. Например, компания может отправлять товары покупателям или получать их от поставщиков. В этих случаях она тоже работает с ЭПД.

Покажем, как всё работает на практике: какие документы теперь используют в электронном виде, кто подключается к обмену и что потребуется компании для работы с ними в 1С.

Что такое ЭПД

Электронные перевозочные документы — это транспортные накладные, путевые листы и другие привычные формы, которые создают и передают в цифровом виде. Бумажный оригинал при этом не нужен — электронная версия имеет такую же юридическую силу.

Это не скан и не любой файл на компьютере. Для него предусмотрен формат XML, а подпись ставят в электронном виде. Затем сведения через оператора ИС ЭПД попадают в ГИС ЭПД.

Система работает с 2022 года. Сейчас через неё оформляют перевозки автомобильным, железнодорожным и воздушным транспортом. В дальнейшем к ним добавят водный транспорт и маршруты, где груз везут несколькими способами — например, сначала поездом, потом автомобилем.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Раньше компании могли сами выбирать между бумажным и электронным вариантом. Теперь правила изменились: по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года стали обязательными в ряде случаев.

Теперь в цифре составляют:

• транспортную накладную, заказ и заявку при перевозке автотранспортом;
• железнодорожную транспортную накладную;
• грузовую авианакладную;
• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки.

Бизнес начал переходить на новые правила заранее. По данным Минтранса России, с июня 2025 по июль 2026 года общий объем ЭПД в системе вырос с 15 до 45 млн. К ней подключились более 25 тысяч компаний, а ежемесячно оформляется уже свыше 2,4 млн документов.

Переводить в цифровой вид сразу всю сопроводительную документацию пока не требуется. Например, электронный путевой лист (ЭПЛ) нужен не для всех перевозок — это зависит от их вида и категории груза. В остальных случаях его можно по-прежнему вести на бумаге. Если компания выбирает электронный формат, данные передают через оператора ИС ЭПД в государственную систему.

Для обязательных электронных документов до 1 марта 2027 года действует период без штрафов. Если вместо электронной формы использовать бумажную, инспектор вынесет предупреждение.

Эти несколько месяцев можно использовать, чтобы обкатать новый порядок в обычной работе и без спешки исправить возможные ошибки. При этом некоторые крупные торговые сети уже работают только с ЭПД и могут не принять груз по бумажным документам.

Кого касается переход на ЭПД

С электронными документами работают все стороны: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и тот, кто организует доставку. Каждая из них становится участником ЭПД и отвечает за свою часть документа.

Например, магазин принимает товар от поставщика. В этом случае он — грузополучатель и при приемке подписывает титул Т3. Если магазин сам отправляет товар покупателю, его роль меняется: теперь он грузоотправитель и заполняет титул Т1.

ЭПД нужны не только торговым и транспортным компаниям. Например, организация закупила для офиса мебель или технику и заказала доставку через стороннего перевозчика по договору перевозки. Она уже оказывается одной из сторон обмена, хотя транспортировка вообще не относятся к её основной деятельности. Поэтому важны не размер и сфера бизнеса, а то, кто и на каких условиях доставляет груз.

Что оформляют в электронном виде

Через ГИС ЭПД можно передавать документы для автомобильных, железнодорожных, воздушных и морских перевозок. При этом такая форма обязательна не для всех из них. Основные виды и требования собрали в таблице.

Как проходит обмен

Показать порядок работы удобно на примере электронной транспортной накладной (ЭТрН). Она заполняется не целиком за один раз: по ходу перевозки каждый участник добавляет и подписывает свой титул.

Т1 — оформление. Грузоотправитель создает накладную, указывает данные о товаре и доставке и подписывает свою часть. Затем сведения через оператора поступают в ГИС ЭПД.

Т2 — приём груза для доставки. Водитель знакомится с данными титула и ставит простую электронную подпись (ПЭП). Перевозчик подписывает Т2 своей усиленной подписью УКЭП. Когда в государственную систему переданы Т1 и Т2, появляется QR-код. Водитель может показать его сотруднику ГИБДД при проверке на дороге.

Т3 — приёмка. В пункте назначения грузополучатель принимает товар и заполняет свою часть накладной.

Т4 — выдача груза. Водитель подтверждает передачу получателю своей ПЭП, а перевозчик подписывает Т4 УКЭП. После этого работа с основными титулами ЭТрН завершена.

Кроме основных, есть дополнительные титулы. Т5 и Т6 нужны для расчёта и подтверждения стоимости доставки, Т7 — при изменении адреса назначения, Т8 — при замене водителя или автомобиля.

Кто участвует в оформлении документов

Грузоотправитель вносит данные об отправке, перевозчик — о доставке, грузополучатель подтверждает приём. Если привлекают экспедитора, заказчик оформляет поручение, а экспедитор согласовывает его и при приёме груза оформляет расписку.

Отдельная роль у оператора ИС ЭПД: через него стороны передают данные. При этом каждый участник ЭПД может выбрать своего оператора — системы обмениваются сведениями между собой.

Документы заверяют электронной подписью (ЭП). Если это делает не руководитель, а сотрудник по доверенности, например бухгалтер или логист, его полномочия подтверждают машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Что понадобится для перехода на ЭПД

После внедрения ЭПД работать по-старому уже не получится: кроме учетной системы, здесь задействованы оператор, контрагенты и ответственные внутри компании. Поэтому настраивать и проверять нужно всю цепочку целиком.

1. Подключитесь к оператору ИС ЭПД из реестра Минтранса. Проверьте, работает ли его сервис с вашей 1С и проходит ли обмен с операторами контрагентов.
2. Распределите роли и обучите команду. Определите, кто создаёт ЭПД и подписывает титулы. Ответственные должны знать порядок действий, уметь проверять статус документа и понимать, что делать при ошибке.
3. Настройте учетную систему. Один из вариантов для пользователей 1С — сервис 1С-ЭПД. С ним можно работать с перевозочными документами прямо в программе, без перехода в отдельные приложения.
4. Проверьте обмен на одной из перевозок. Проследите вместе с контрагентом, как накладная проходит все этапы и где возникают ошибки.

Ключевые требования

ЭПД работают не как обычные файлы, которыми можно обменяться по почте или в мессенджере. Для них заданы формат, способ передачи и порядок работы во время перевозки.

• Формат только XML
  Обычный скан накладной или PDF не подойдёт. Документы создают по утвержденной структуре, передают через оператора ИС ЭПД, а тот отправляет их в ГИС ЭПД.
• Без «смешанного» режима
  Если перевозку начали оформлять в электронном виде, сменить формат в процессе нельзя. И наоборот: начатый на бумаге документооборот не продолжают в цифре.
• Полный переход на цифру
  Для автотранспортных накладных, заявок, ж/д и авианакладных, а также экспедиторских поручений и расписок с 1 сентября 2026 года цифровая форма обязательна. Бумажный вариант остаётся только для случаев, которые отдельно предусмотрены законом.
• Архивация и хранение
  Все файлы автоматически фиксируются у оператора и в государственной системе. Сроки хранения для большинства из них такие же, как для бумажных аналогов — не менее 5 лет.

Где закреплены эти правила

Правовые нормы в этой сфере распределены по нескольким нормативным актам:

• Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ закрепляет обязательный переход на электронный формат с 1 сентября 2026 года и перечень обязательных документов.
• Постановление Правительства РФ от 21 мая 2022 года № 931 регламентирует работу ГИС ЭПД и порядок передачи данных через операторов.
• Федеральные законы от 3 апреля 2023 года № 108-ФЗ и от 29 мая 2024 года № 102-ФЗ касаются отдельных правил для алкогольной и спиртосодержащей продукции и перехода на цифровой документооборот.
• Постановления Правительства РФ от 21 апреля 2026 года № 446, от 27 апреля 2026 года № 469 и от 27 апреля 2026 года № 470 задают правила обмена ЭПД для авиаперевозок, экспедирования и ж/д транспорта соответственно.

Выгоды для бизнеса

Бумажная накладная едет вместе с товаром, а после приёмки подписанный экземпляр нужно вернуть отправителю. На это может уйти еще несколько дней. Пока оригинал не пришел, накладную нельзя окончательно проверить и закрыть. В электронном виде этот путь становится короче: нужная сторона получает сведения сразу после их отправки.

Есть и другие плюсы:

• Меньше расходов
  Не нужно печатать несколько экземпляров, отправлять оригиналы курьером или почтой и выделять место под бумажный архив. По оценке Минтранса, электронный формат обойдется бизнесу более чем на 90% дешевле. Чем больше рейсов, тем заметнее разница.
• Доставки и расчеты идут быстрее
  На оформление и согласование уходит меньше времени. Минтранс приводит такой пример: электронный обмен позволяет примерно вдвое сократить сроки внутренних перевозок. При международных расчетах оплату можно получить за 3 дня вместо 28. Правда, здесь свою роль играет ещё и использование цифрового рубля.
• Не нужно переносить одни и те же данные
  Часть сведений ЭПД получает из учётной системы. Их не нужно набирать заново, поэтому и случайных ошибок становится меньше.
• Легче следить за накладной
  В любой момент видно, на чьей она стороне и где остановился процесс. Не нужно звонить перевозчику или получателю, чтобы выяснить, подписан ли документ.
• Проще разобраться в спорной ситуации
  В системе видно, кто и когда передал данные, принял товар или завершил доставку. Если возникнет спор или придёт проверка, эту информацию можно быстро поднять.
• Меньше бумаг в пути
  Инспектор может получить нужные сведения по QR-коду. Водитель предъявляет его на дороге и не возит кипу бумаг с собой.

Если компания ведёт учёт в «1С:Предприятии», обмен можно организовать через сервис 1С-ЭПД. Тогда накладные создают, отправляют и подписывают в той же системе, где работают с остальными данными.

Свои нюансы для каждой отрасли

Основной документ при доставке груза — ЭТрН. Если компания привлекает перевозчика, дополнительно могут понадобиться заказ или заявка.

Но у каждой сферы свои особенности. Одни компании ежедневно отправляют десятки фур, другие — принимают пару поставок в неделю. Поэтому электронный документооборот в перевозках везде выглядит по-разному.

Логистика и транспорт

Транспортные компании работают с большим потоком ЭТрН. Экспедиторам также нужны поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки. Путевой лист тоже можно оформить в электронном виде, но обязательность ЭПД на него пока не распространяется.

Сложности могут возникнуть из-за большого количества рейсов. Например, свою часть накладной вовремя не заполнили — и всё застопорилось. Поэтому нужно заранее продумать порядок действий по всей цепочке.

Оптовая торговля

Утром компания принимает товар на свой склад, в обед отгружает партию клиенту. В обоих случаях используют ЭТрН, но при получении и отправке товара действия с накладной отличаются. Поэтому ответственным нужно понимать, какую её часть и на каком этапе заполнить или подписать.

Розничная торговля

Магазины и торговые сети работают с ЭТрН, когда получают товар от поставщиков. В крупной сети такие накладные могут одновременно проходить через разные магазины и склады.

Товароведам или другим ответственным на местах дают доступ к системе и оформляют УКЭП. Если они действуют от имени компании, полномочия подтверждают МЧД.

Строительство

На стройплощадку постоянно привозят материалы, конструкции и оборудование. Здесь своя особенность: принимать поставку и подписывать ЭТрН приходится прямо на объекте.

Машина приехала, материалы разгрузили, а человека с нужными правами на месте нет. На такой случай нужен понятный порядок: кто проверит поставку и подпишет накладную в системе.

Когда одной накладной недостаточно

Для алкоголя, лекарств и опасных грузов действуют свои правила. Помимо оформления перевозки, компаниям нужно учитывать требования к маркировке, прослеживаемости и сопроводительным документам.

• Алкоголь
  Если такую продукцию доставляет сторонний перевозчик, оформляют ЭТрН. При этом сведения об алкоголе параллельно отправляют в ЕГАИС, а по маркируемому пиву и напиткам — в «Честный Знак». Исключение: до 1 марта 2027 года легальность оборота алкоголя всё ещё можно подтверждать бумажной ТТН.
• Лекарства
  Для лекарств действует отдельная система мониторинга — МДЛП. В неё передают данные о маркированных препаратах на всех этапах их оборота. Поэтому транспортная накладная и МДЛП нужны для разных задач. Первая сопровождает доставку, а вторая позволяет проследить путь лекарств.
• Опасные грузы
  К перевозке топлива, газа, кислот, ядов и взрывчатых материалов предъявляют дополнительные требования. Например, проверяют оборудование и маркировку автомобиля, а у водителя должно быть свидетельство ДОПОГ. Для таких рейсов используют ЭТрН, но специальные требования к опасным грузам при этом сохраняются.

В итоге одна поставка может одновременно затрагивать несколько систем. Например, для алкоголя сведения о доставке передают по одному каналу, а данные о самом товаре — в ЕГАИС или систему маркировки.

При настройке учитывают всю цепочку: с какими данными работает компания, куда их передает и как системы взаимодействуют между собой.

Что может пойти не так

Чаще всего сложности всплывают уже в работе. Машина приехала на склад, а приёмщик не может подписать документы. Или грузоотправитель всё оформил, но получатель не видит накладную в своей системе. Причины обычно довольно простые.

• Забыли про МЧД
  Сотрудник действует от имени компании, но его полномочия не подтверждены машиночитаемой доверенностью. Тогда система блокирует отправку титула.
• Истёк срок электронной подписи
  Если не отслеживать даты в сертификатах КЭП, подпись перестаёт действовать в самый неудобный момент — прямо во время рейса.
• Контрагент не готов к цифровому формату
  У себя компания всё настроила, а партнер ещё не подключился или работает через другого оператора. До первых отправок стороны должны договориться, как будут обмениваться документами, и проверить роуминг.
• Проблемы с интеграцией
  Когда стыкуются разные учётные системы и сервисы, часть данных может потеряться или передаться с ошибкой. Чтобы этого избежать, проверяют настройки интеграции и соответствие полей.
• Запуск без обкатки
  Если сразу перевести всю работу на новую схему, одна ошибка может затронуть много документов. Поэтому ЭПД подключают постепенно: начинают с нескольких операций, устраняют недочёты и только потом переходят к остальным.

Заключение

С 1 сентября правила работы с перевозочными документами изменились. Сама логика осталась прежней: отправитель передаёт груз, перевозчик его доставляет, а получатель принимает. Только накладные и другие обязательные документы теперь проходят этот путь в электронном виде.

Компании уже встраивают ЭПД в ежедневные операции: связывают обмен с учётными системами, определяют ответственных, настраивают взаимодействие с контрагентами. Неважно, как часто организация использует ЭПД. Главное — наладить работу так, чтобы всё шло без лишних ручных действий и задержек.

Если вы работаете в 1С, специалисты implecs помогут настроить 1С-ЭПД с учетом ваших процессов и задач.